Списание дебиторской задолженности: налоги

Ответ один: оформлять списание. Только не забывайте, что это возможно лишь при методе начисления и при условии, что долг признан безнадежным. При кассовом методе расходы признаются только после их фактической оплаты (п. 2 ст. 273 НК). Ну а поскольку списание – не оплата, эти суммы не могут быть учтены в составе «прибыльных» расходов.

Какой долг можно рассматривать как безнадежный

Чаще всего дебиторская задолженность признается безнадежной из-за того, что истек срок исковой давности (по общему правилу это три года, ст. 196 ГК). Не реже обязательство прекращается по основаниям, установленным гражданским законодательством, например, вследствие:

Не считается безнадежной задолженность:

Отметим, что долг умершего может стать безнадежным, например, после истечения срока исковой давности или из-за невозможности исполнения, когда сумма обязательств превышает стоимость наследственной массы (ст. 1175 ГК).

В каком периоде списывать дебиторскую задолженность

Это делается в том периоде, когда она стала безнадежной, например, в периоде, на который приходится день:

Если есть несколько оснований для признания долга безнадежным, то его списывают в периоде возникновения первого из этих оснований (см. разъяснения Минфина от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648, от 05.07.2021 № 03-03-06/1/52952 и т.п.).

Если должник исключен из ЕГРЮЛ, то дебиторская задолженность может быть списана и до истечения срока исковой давности, в период, в котором произошло исключение. И напротив, даже если должник еще не исключен из ЕГРЮЛ, но срок исковой давности истек, задолженность списывают тогда, когда истек срок исковой давности. С этим согласны и в Минфине (см., например, письмо от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648).

Учет дебиторской задолженности допускается в более поздних периодах, например, если обнаружены ошибки при исчислении базы за прошлые периоды. Можно пересчитать налоговую базу текущего периода, к примеру, в следующих случаях:

Какие нужны документы

Во-первых, акт инвентаризации; во-вторых, приказ на списание (это следует из п. 1 ст. 252 НК, п. 77 положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Акт можно использовать унифицированный (ф. № ИНВ-17) или же самостоятельно разработанный и утвержденный. Приказ может содержать следующие формулировки:

«Списать дебиторскую задолженность ООО "Оптимум" в сумме 15 583,34 руб. в связи с истечением срока исковой давности. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Алиеву Н.Ю. Основание: Акт инвентаризации расчетов от 30.08.2026 № 10».

Также потребуются документы, подтверждающие:

Попутно отметим: если у вас в подтверждение безнадежности долга только скриншот или документ, скачанный из ГИС (в т.ч. Госуслуг), то не списывайте дебиторскую задолженность, этого недостаточно. Они не являются первичными учетными документами. На это, в частности, обращал внимание и Минфин (см. письмо от 03.11.2022 № 03-03-06/2/107386).

Когда списывать в расходы, а когда – за счет резерва

Безнадежная дебиторская задолженность включается во внереализационные расходы, когда налогоплательщик не создавал резерва по сомнительным долгам. Или когда резерв существует, но его размера не хватает на полную сумму долга – в такой ситуации на расходы относится часть, не покрытая резервом (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК).

При наличии встречной кредиторской задолженности перед тем же должником в резерв попадает только та часть дебиторской задолженности, которая превышает сумму встречного долга (п. 1 ст. 266 НК РФ).

При наличии резерва безнадежные долги списываются за его счет в том периоде, в котором они приобрели статус безнадежных. Правило является универсальным: через резерв проводятся все безнадежные задолженности; только если средств резерва недостаточно, разница относится на внереализационные расходы.