Компенсация за разъездной характер работы: НДФЛ и страховые взносы

На всякий случай напомним, что командировка и разъездная работа – это не одно и то же (ч. 1 ст. 166 ТК). Человек может «не вылезать» из командировок и при этом его работа не будет иметь разъездного характера. Командировки (даже если они постоянные) – явление, ограниченное во времени и вне рабочего места: грубо говоря, съездил куда-то вне места работы, решил задачи, поставленные работодателем, и вернулся.

Как всё оформить

Чтобы избежать претензий контролеров и сотрудников, надо:

Формулируя условия о месте работы, не надо перечислять конкретные точки, маршруты и т.п. – достаточно, как обычно, указать населенный пункт, где находится работодатель. Можно указать обслуживаемую территорию, например «г. Москва и Московская область».

Документально надо закрепить (в коллективном, трудовом договоре, ЛНА):

Варианты компенсаций могут быть разные. Например, по фактическим затратам или по предполагаемым исходя из установленного норматива и количества дней, проведенных в разъездах в течение месяца.

Нередко спрашивают: можно ли установить, что выплаты производятся в фиксированном размере за месяц без представления подтверждающих документов? Это рискованно, поскольку в таком случае есть основания полагать, что это часть оплаты труда (см., например, постановление АС Уральского округа от 03.11.2023 № Ф09-5726/23).

Компенсация расходов работника на такси: когда обязательно

Команда BIZNESINALOGI

6240

07.05.2025

Суточные. Необлагаемый порог

Суточные, т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами лишь в пределах определенных нормативов (ст. 217, 422 НК). Удерживать налог и начислять взносы не нужно, если вы платите суточные в пределах:

Если установить «российские» суточные, например, 1 000 руб. за день, то с суммы превышения в размере 300 руб. придется удержать НДФЛ и начислить взносы.

Что до налога на прибыль (и налога при УСН «Доходы минус расходы»), то суточные не нормируются. То есть можете установить «российские» суточные хоть по 1 500 руб., и всю сумму допускается включить в расходы.

Компенсация фактических расходов (ГСМ, билеты, парковки)

Помимо суточных, сотрудник тратит деньги на саму поездку. Работодатель, который компенсирует эти расходы, при наличии подтверждающих документов (чеки, путевые листы, авансовые отчеты и т.п.) включает эти суммы в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Они не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (ст. 168.1 ТК, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, письмо Минфина от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).

Каршеринг в командировке: как учесть расходы и избежать претензий ИФНС

Команда BIZNESINALOGI

1075

09.09.2025

Доплата к окладу

Подчеркнем, что это не то же самое, что суточные, компенсации фактических расходов. Доплата – это уже надбавка к окладу, компенсация за особые условия труда. Должен ли работодатель устанавливать такую доплату – нет, закон не обязывает этого делать. Но вы вправе установить ее, если желаете, например, мотивировать своих курьеров или торговых представителей.

Доплата за разъездной характер работы увеличивает оклад, так что это часть зарплаты, поэтому правила стандартные, «зарплатные»: сумму доплаты нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу в полном объеме и включать в расходы («прибыльные», «упрощенные» при объекте «Доходы минус расходы»).

Как оспорить доначисления

Случается, что ИФНС доначисляет НДФЛ и взносы на выплаты, связанные с разъездным характером работы, полагая, что это оплата труда. Практика показывает, что для отмены таких решений нужно доказать следующее:

Разъездной характер работы подтверждают документами:

Также необходимы документы, которые свидетельствуют о фактическом осуществлении служебных поездок.

Тот факт, что выплата – это не оплата труда, а компенсация расходов, связанных с разъездами, доказывают не только документы, установившие размеры и порядок возмещения расходов (см. выше), но и подтверждающие документы (путевые, маршрутные листы, чеки на ГСМ и т.п.).