Когда можно составлять бумажные документы на перевозку

Напомним, что по общему правилу с 01.09.2026 в электронном виде оформляют:

В целом ряде случаев допустимо оформлять вышеописанные документы на бумаге. Давайте посмотрим, какие именно случаи позволяют вернуться к старому формату.

Электронные транспортные накладные (ЭТрН). Главные вопросы

Команда BIZNESINALOGI

7277

27.02.2026

Бумажные накладные (заказы, заявки)

С 01.09.2026 транспортная накладная (заказ, заявка) на бумаге может оформляться также в ситуациях, перечисленных в приложении к приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262.

С 19.09.2026 при автомобильных грузоперевозках бумажные транспортные накладные (заказ, заявки) допустимы, если:

• перевозится груз военного назначения, отправителем или получателем его являются Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР, ФСО;
• перевозка проходит по территории (-ям), на которых введен режим КТО, ЧС, повышенной готовности, военного, чрезвычайного положения.

Также накладная (заказ, заявка) оформляются на бумаге при перевозке:

Итак, бумажные накладные (заказы, заявки) могут оформляться в следующих случаях:

1. Иностранные юридические лица, не включенные в госреестр аккредитованных филиалов, представительств (на основании ст. 21 закона об иностранных инвестициях в РФ). На бумаге документы оформляются тогда, когда такое юрлицо выступает грузоотправителем или грузополучателем.

2. Каботажная перевозка, осуществляемая перевозчиком из ЕАЭС. Например, белорусская транспортная компания везет 20 тонн стройматериалов из Москвы в Екатеринбург.

3. Перевозки для физлиц (не для бизнеса). Можно оформлять транспортную накладную (заказ, заявку) на бумаге, если грузополучатель или отправитель - физическое лицо (в т.ч. ИП), и груз нужен ему исключительно для личных, семейных или домашних нужд, никак не связанных с предпринимательством. Пример: частник заказывает в транспортной компании перевозку 15 куб. м кирпича для постройки дома для семьи. Если бы этот кирпич везли для ИП для бизнеса, например, для реализации, то по общему правилу необходимо было бы оформлять цифровые документы.

4. Отправитель и получатель - одно лицо. Такие ситуации не редкость, например, при перемещении внутри холдингов, торговых сетей, производств. Например, компания везет 500 единиц собственного товара со склада в Подмосковье на свою же розничную точку в Твери.

5. Перевозятся драгоценные металлы, драгоценные камни - из-за специфики и высокой стоимости груза перевозка драгметаллов и камней всегда оформляется на бумаге.

6. Имеют место технические сбои, отсутствует интернет. Подчеркнем: речь не просто о плохом сигнале, а о чем-то более системном и непреодолимом. Так, бумажную накладную (заказ, заявку) допускается оформлять тогда, когда в населенных пунктах отправки и приема вообще нет интернета.

Или другой пример: бумажную накладную (заказ, заявку) можно оформлять тогда, когда имеет место глобальный сбой. То есть не просто у вас упал сервер, а имеет место масштабный сбой программно-аппаратных комплексов, и он привел к неработоспособности инфраструктуры, причем этот факт зафиксировала ГосСОПКА - государственная система кибербезопасности.

Образец заполнения транспортной накладной

Команда BIZNESINALOGI

5126

27.10.2025

«Бумажные» экспедиторские документы

Экспедиторские документы, в т.ч.:

как и прочие документы на перевозку оформляют в электронной форме, направляют в ГИС ЭПД. Но есть и исключения. Экспедиторские документы можно составлять в бумажном виде (приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115) по определенной форме (утв. приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23), если:

1. Экспедирование связано с нуждами органов госвласти, обороны страны, безопасности государства, обеспечения правопорядка, а также перевозкой специальных и воинских грузов.

2. Услуги оказываются на территории, где официально введены режимы повышенной готовности, ЧС, чрезвычайное или военное положение, либо действует правовой режим КТО.

3. Форс-мажор с интернетом, нет технической возможности обмениваться электронными документами через интернет.

4. Клиент - физическое лицо, и груз нужен ему исключительно для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

5. Клиентом выступает иностранное юридическое или иностранное физическое лицо.

Внимание: во всех вышеописанных случаях допустимо оформить экспедиторские документы в электронном виде, если эта возможность прописана в договоре транспортной экспедиции (п. 3 ст. 2 закона о ТЭД).

Бумажные железнодорожные накладные

И вот законные основания для бумажного документа на груз, перемещаемый по рельсам (определены в приложении к приказу Минтранса от 21.11.2025 № 407):

1. Груз принимается к перевозке по территории, где официально введены режимы повышенной готовности или ЧС, чрезвычайного, военного положения, КТО. Например, отправляете 20 тонн стройматериалов для восстановления региона, в котором введен режим ЧС из-за паводка - допустимо оформлять бумажную накладную.
2. Воинские перевозки. Например, компания организует отправку вагона с оборудованием для нужд Минобороны.
3. «Интернетный» форс-мажор у отправителя, т.е. у него отсутствует техническая возможность передать перевозчику электронную накладную из-за обстоятельств непреодолимой силы.
4. «Интернетный» форс-мажор у перевозчика. Ситуация, зеркальная вышеописанной: у самой железнодорожной компании, перевозчика нет технической возможности принять от отправителя электронную накладную.
5. Новшество, введенное приказом Минтранса от 06.08.2026 № 349: перевозка грузов осуществляется для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с бизнесом. Например, физическое лицо или ИП направляют из Москвы во Владивосток контейнер с личным имуществом. Если перевозка не связана с коммерческой деятельностью, то допустимо оформлять бумажную накладную.
⚡ BIZNESINALOGI теперь в MAX — канал про налоги, 1С, работу с клиентами и здравый смысл в бухгалтерии
Подписаться

---