Как в 1С отправить контрагентам уведомление о наличии неоплаченной задолженности

Письмо о задолженности формируется из документа «Акт сверки расчетов с контрагентом». К этому документу можно перейти двумя способами.

1. «Продажи» – «Акты сверки расчетов».

2. «Покупки» – «Акты сверки расчетов».

Перейдем одним из двух перечисленных способов к журналу «Акты сверки расчетов с контрагентами» и откроем на редактирование акт сверки.

Для примера сформирован акт сверки с контрагентом ИП Королькова Наталья Юрьевна. У этого контрагента имеется задолженность в сумме 9 200 руб. по документу «Реализация».

На вкладке «Дополнительно» укажем представителей сторон: в строке «Представитель организации» выберем представителя нашей организации – сотрудника Курочкина Василия Антоновича; в строке «Представитель контрагента» укажем представителя контрагента. Если в программу этот представитель еще не внесен, то нужно нажать на кнопку с треугольником справа строки и перейти по гиперссылке «Показать все».

Далее нажмем на кнопку «Создать».

В окне «Контактное лицо» на вкладке «Главное» нужно заполнить Ф.И.О. (в нашем примере – Корольков Семен Николаевич).

На вкладке «Адреса, телефоны» необходимо заполнить адрес электронной почты. Затем нажмем кнопку «Записать и закрыть».

Укажем новое контактное лицо в строке «Представитель контрагента».

Представителя контрагента можно закрепить в карточке контрагента. Для этого откроем ее и перейдем в подраздел «Контактные лица». В табличной части укажем контактное лицо.

Письмо о задолженности можно сформировать, нажав кнопку «Печать» из документа «Акт сверки расчетов с контрагентом». В открывшемся списке нужно выбрать строку «Письмо об оплате задолженности».

Сформировать письмо об оплате задолженности можно и не открывая на редактирование акт сверки. Для этого непосредственно в журнале «Акты сверки расчетов с контрагентами» необходимо встать на нужный акт и нажать на кнопку «Печать», выбрав из всплывающего списка строку «Письмо об оплате задолженности».

Откроется текст письма, который можно редактировать. Факсимильная подпись и печать могут быть установлены с помощью галочки «Подпись и печать». Возможность поставить эту галочку появится только при условии настройки факсимильной подписи и печати в карточке организации.

Отправить письмо можно по кнопке «Отправить по ЭДО». Это действие доступно, если настроен обмен электронными документами в 1С.

По кнопке в виде конверта письмо будет отправлено по электронной почте. Нажмем на эту кнопку.

В открывшемся окне нужно выбрать формат письма из предложенных вариантов. Также можно установить дополнительные настройки, поставив у соответствующих строк галочки:

После установки настроек нажмем на кнопку «Выбрать».

Автоматически внизу окна будет заполнена строка «От», в которой указывается электронная почта отправителя. Справа располагается прикрепленное письмо. Тема письма сформируется автоматически, в нашем примере – «Документы для ИП Королькова Наталья Юрьевна от ООО “ПирожОК”».

Чтобы отправить письмо, нажмем кнопку «Отправить».

Обратите внимание: если заполнена строка «Контактное лицо», то письмо будет отправлено на электронную почту этого контактного лица. Если контактное лицо не указано, то письмо будет отправлено на электронную почту, указанную в карточке контрагента.

---