Сбилась нумерация документов в 1С: как восстановить

В этой статье рассмотрим, как восстановить сбившуюся нумерацию документов в программе «1С:Бухгалтерия предприятия».

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотров

комментариев 0

Существует два основных подхода к нумерации документов в программе 1С: нумерация с настройкой «ежегодно», когда отсчет начинается заново каждый год, и сквозная нумерация, при которой номера идут последовательно без привязки к году.

Номер присваивается документу при его записи в систему. Однако иногда нумерация нарушается, и причины могут быть разными: исправление номеров вручную, ввод задним числом, удаление, загрузка из других систем и т.д.

Для примера в журнале «Кассовые документы» изменим нумерацию таким образом, что при сортировке документов по дате порядок номеров нарушится.

Также внесем изменения в номера счетов-фактур.

Для исправления сбившейся нумерации документов в программе 1С предусмотрена функция автоматической перенумерации кассовых документов и счетов-фактур.

Изменять нумерацию документов можно только в том случае, если эти документы еще не приняты контрагентом к учету.

Чтобы проверить нумерацию, можно отсортировать документы по номеру. Для этого нужно нажать левой кнопкой мыши на названии колонки «Номер». Справа от названия колонки появится стрелочка.

Перейдем в раздел «Отчеты» – «Экспресс-проверка».

В открывшемся окне нужно выбрать организацию, установить период и нажать на кнопку «Показать настройки».

Галочками в списке необходимо отметить разделы, по которым требуется провести проверку. Возьмем для примера «Операции по кассе», раскроем по значку плюса этот раздел и установим галочки у строк «Соблюдение нумерации ПКО» и «Соблюдение нумерации РКО».

Также в разделе «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» установим галочку у строки «Соблюдение нумерации счетов-фактур». После того как все нужные строки выбраны, нажмем на кнопку «Выполнить проверку».

Сформируется отчет, согласно которому в нумерации ПКО, РКО есть нарушения. В рекомендациях дана гиперссылка «Автоматическая перенумерация документов».

Нарушения выявлены и в нумерации счетов-фактур. В рекомендациях тоже проставлена гиперссылка «Автоматическая перенумерация документов».

Чтобы открыть перечень документов, в которых выявлены ошибки, нажмем на знак плюса, открыв тем самым детальный отчет об ошибках. Затем перейдем по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов».

Далее будет предложено переформировать документы. В поле «Начальный номер» нужно указать номер, с которого осуществляется перенумерация. Зеленым карандашиком отмечены те документы, которые будут задействованы и изменены в ходе исправления нумерации. При этом документы из списка можно открывать на редактирование, для чего нужно либо встать на строку с документом и нажать кнопку «Открыть», либо щелкнуть левой кнопкой мыши дважды.

По кнопке «Печать» можно распечатать сам документ или сформировать реестр документов, вошедших в обработку. Для запуска перенумерации нажмем кнопку «Продолжить».

Откроется список перенумерованных документов.

Откроем детальный отчет об ошибках по РКО. В этом списке представлены документы, нумерация которых требует корректировки. Нажмем гиперссылку «Автоматическая перенумерация документов».

В процессе перенумерации документов может выйти окно «Нельзя перенумеровать документы в выбранном периоде, так как некоторые номера заняты документами, находящимися за его пределами…». Если в этом окне нажать кнопку «Отмена», то программа сообщит об ошибке. По кнопке «Перейти к конфликтующему» посмотрим, с каким документом возник конфликт.

Возможная причина ошибки – ведение учета в одной программе сразу по нескольким организациям, когда используется сплошная нумерация документов по всем организациям. Для того чтобы выделить нумерацию отдельно по организации, нужно зайти в карточку организации и заполнить поле «Префикс». Укажем, например, «К» и нажмем на кнопку «Записать и закрыть».

Теперь нужно перенумеровать все документы по организации с учетом префикса «К». Установим в поле «Начальный номер» значение «1» и нажмем кнопку «Продолжить».

Все документы по выбранной организации автоматически перенумеруются с префиксом «К». Теперь можно упорядочить нумерацию только по выбранной организации без ошибки. Поставим в поле «Начальный номер» значение «4» и нажмем кнопку «Продолжить».