Как в 1С сформировать отчет для контроля наличия оригиналов первичных документов

Для контроля получения первичных документов от контрагентов в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» в журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» есть специальная колонка «Оригинал». В этой колонке зелеными галочками отмечены те документы, по которым получены оригиналы.

Такая отметка устанавливается в «шапке» некоторых документов. Например, в документе «Поступление товаров», документе «Поступление основных средств».

При установлении данной галочки она отражается в журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» в колонке «Оригинал».

Посмотрим, как отследить отсутствие оригиналов документов с помощью отчета. В журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» нужно нажать кнопку «Печать» и выбрать строку «Реестр документов».

Программа сформирует обычный отчет. Этот отчет можно настроить. Для этого нажмем кнопку «Показать настройки».

В открывшемся окне на вкладке «Оформление» необходимо установить галочку в строке «Оригинал». В результате в отчет будет добавлена колонка с названием «Оригинал». На вкладке «Отбор» появится возможность дополнительно задать условия.

В том случае если условия не установлены, отчет сформируется по всему списку документов за указанный в отчете период. В отчете видно, что по некоторым документам у нас нет оригиналов документов.

Теперь на вкладке «Отбор» установим условие. Поставим галочку у строки «Оригинал». В колонке «Вид сравнения» поставим «Равно», а в колонке «Значение» выберем «Нет». Нажмем на кнопку «Сформировать».

В таком случае отчет сформируется только по документам, по которым нет оригинала. Дополнительно можно установить отбор по конкретному контрагенту. Для этого нужно нажать кнопку «Показать настройки».

На вкладке «Отбор» нужно установить галочку у строки «Контрагент», в колонке «Вид сравнения» указать «Равно», а в колонке «Значение» выбрать контрагента. Например, выберем контрагента ООО «Канцторг». После этого нажмем кнопку «Сформировать».

В сформированном отчете видно, что нет оригинала документа по выбранному контрагенту на сумму 152 500 руб.

Такой вариант контроля оригиналов документов актуален для пользователей, у которых отсутствует электронный документооборот с контрагентами. Отметки о наличии оригиналов документов делаются вручную.