Расходы наличными на АУСН: что важно знать

При применении АУСН с объектом «Доходы минус расходы» у бизнеса часто возникает один и тот же вопрос: можно ли учесть расходы, если они оплачены наличными, и что нужно сделать, чтобы налоговая их приняла. В общем случае это возможно не всегда, поэтому важно смотреть не только на сам факт оплаты, но и на способ фиксации расхода, а также на соответствие таких расходов установленным критериям.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотр

комментариев 0

Можно. На АУСН перечень расходов является открытым, но уменьшить доходы можно только на те затраты, которые соответствуют общим критериям из п. 1 ст. 252 НК РФ. Это значит, что расход должен быть:

обоснованным, то есть связанным с предпринимательской деятельностью;
документально подтвержденным.

Нельзя. Для АУСН установлен перечень расходов, на которые нельзя уменьшить доходы (ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ, далее – Закон № 17-ФЗ), в том числе это относится к расходам в наличной форме, фиксация которых не проведена через ККТ.

Кроме того, с учетом ограничений по применению АУСН нельзя производить выплаты дохода наличными физическим лицам. В данном случае такие расходы не только не учитываются в расходах, но и ведут к утрате права на применение спецрежима.

Учет расходов ведется в личном кабинете АУСН на основании сведений, которые поступают в налоговую из разных источников (ч. 1 ст. 14 Закона № 17-ФЗ):

информация о расходах, при которых применяется ККТ, – данные уходят через кассу и ОФД в налоговую;
сведения по операциям по банковским счетам – их передает уполномоченная кредитная организация;
данные по расходам на электронных площадках – их передает оператор площадки, если налогоплательщик дал согласие;
сведения по операциям, при которых не применялась ККТ и которые не были проведены по банковским счетам и переданы оператором площадки, – такие данные налогоплательщик вносит сам через личный кабинет АУСН.

В данном случае напомним, что не могут быть учтены расходы в наличной форме, фиксация которых не проведена через ККТ. Следовательно, вносить операции по приобретенным товарам (работам, услугам), оплаченным наличными, в личном кабинете АУСН нельзя.

Как правило, расчеты за наличные совершаются подотчетными лицами организации или ИП, например при закупке товарно-материальных ценностей или при расходах в командировке.

Но тут важно соблюдать ограничение по расчетам наличными денежными средствами в рамках установленного лимита по одному и тому же договору в 100 тыс. руб. за весь период его действия и даже после (п. 4 указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

В этом случае доходы, полученные налогоплательщиком АУСН, могут быть уменьшены на фактически понесенные расходы, которые соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Рассмотрим, как правильно это сделать в конкретной ситуации.

Ситуация № 1

Организация сняла с расчетного счета наличные в размере 10 тыс. руб. для закупки канцтоваров в торговом центре подотчетным сотрудником или напрямую перечислила деньги со счета подотчетному лицу.

После закупки сотрудник составил авансовый отчет: израсходовано 8 тыс. руб., 2 тыс. руб. подлежат возврату в кассу организации. Также он приложил подтверждающие документы (например, кассовый чек продавца (желательно, чтобы в реквизите «ИНН покупателя» был указан ИНН организации), товарную накладную). Затем авансовый отчет был утвержден и канцтовары были приняты организацией к учету.

Важный нюанс: для самого налогоплательщика данная операция квалифицируется как безналичный расчет, а не как оплата наличными средствами. Поэтому чек ККТ с признаком «расход» пробивать не следует, достаточно сделать правильную разметку конкретной операции, которая проведена по банку.

В этом случае порядок действий будет такой (на основании п. 4.16 Методических рекомендаций по разделению безналичных операций по счетам налогоплательщиков, применяющих специальный налоговый режим АУСН, на учитываемые и не учитываемые при определении объекта налогообложения):

операция по снятию средств со счета или перечислению денег физлицу на сумму 10 тыс. руб. должна быть размечена банком как «неналоговая база»;
после утверждения авансового отчета делается переразметка операции: 8 тыс. руб. – как «расход», а 2 тыс. руб. – как «неналоговая база».

Ситуация № 2

Денежные средства со счета организацией не снимались, расчет с поставщиком произведен подотчетным лицом наличными средствами, полученными из кассы организации. Сумма покупки составила 10 тыс. руб., продавец пробил чек с признаком «приход» на указанную сумму.

Такую операцию для налогоплательщика рассматривают как расчет наличными, и в данном случае учесть понесенные расходы можно при наличии кассового чека покупателя с признаком «расход» (с учетом ответа на официальном сайте ФНС в разделе «Часто задаваемые вопросы»).

Это обусловлено спецификой учета операций при АУСН: кассовый чек на расходную операцию может быть учтен только в случае, если налогоплательщик сам является пользователем ККТ и пробивает чек на ККТ, которая им зарегистрирована.

Порядок действий здесь такой: после утверждения авансового отчета организация вправе пробить чек с признаком «расход» на сумму подтвержденных расходов – 10 тыс. руб.

Важный нюанс

Чек с признаком «расход» у покупателя не заменяет чек продавца, если продавец обязан применять свою ККТ. Иначе говоря, нельзя ограничиться только своим расходным чеком и забыть о первичке от продавца.

Если расход не подтвержден документами продавца, то одних кассовых чеков с признаком «расход» будет недостаточно. В такой ситуации налоговая может признать расход необоснованным.