Как закрыть обособленное подразделение в 2025 году: от решения до отчетности + образцы документов

Правильный подход к вопросу, как закрыть обособленное подразделение, позволяет избежать правовых и финансовых проблем, споров с контролирующими органами и с собственными работниками. В статье расскажем подробно об этапах закрытия ОП, необходимых уведомлениях, кадровых решениях и налоговых последствиях.

Что такое обособленное подразделение

Обособленное подразделение организации – это филиал, представительство или иная территориально обособленная структурная единица, по месту нахождения которой, отличному от адреса организации по ЕГРЮЛ, оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место для сотрудника, занятого по трудовому договору, на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК, ч. 7 ст. 209 ТК, п. 3 ст. 54 ГК, подп. «в» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ), письмо Минфина от 26.07.2019 № 03-03-06/1/56159).

Рабочее место считается оборудованным, если:

При этом форма исполнения обязанностей, будь то вахта, командировка или обычный трудовой процесс, значения не имеет (письмо Минфина от 12.12.2024 № 03-02-08/125595).

ОП в виде представительства и филиала отличается от прочих структурных единиц. Представительство или филиал создается решением собственников юридического лица или его единственного учредителя, а сведения о таких ОП отражаются в ЕГРЮЛ (ст. 55 ГК, подп. «н» п. 1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ, ст. 5, подп. 7 п. 2.1 ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 5, подп. 14 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Хотя отражать информацию о представительствах и филиалах в уставе не обязательно (письмо ФНС от 06.03.2015 № СА-4-14/3666@).

Закрытие любого ОП в 2025 году, будь то представительство, филиал или иное ОП, требует особого внимания. Мы расскажем про обязательные этапы ликвидации ОП, подсветим важные нюансы и предостережем от ошибок. Во всех случаях будем исходить из условия, что закрываемые представительства и/или филиалы не отражены в уставе компании.

Шаг 1. Принятие решения и внутренние процедуры

Процедура различается при закрытии представительства/филиала или другого ОП. Применительно к представительству/филиалу необходимо:

В отношении иного упраздняемого ОП достаточно оформить решение об упразднении приказом руководителя фирмы. По приказу образец для закрытия обособленного подразделения каждая фирма создает сама, так как унифицированной формы приказа нет. В документе важно зафиксировать волеизъявление руководителя и его поручения должностным лицам. Правильно заполненный образец при закрытии обособленного подразделения может включать следующие формулировки (жмите на кнопку и скачивайте образец бесплатно).

Представительство/филиал считается ликвидированным с даты изменения сведений о предприятии в ЕГРЮЛ, а применительно к иным ОП срок закрытия определяют на основании данных в Едином реестре налогоплательщиков (ЕГРН).

Прекращение деятельности любой структурной единицы влечет обязательную инвентаризацию, если ситуация подпадает под критерии п. 15 ФСБУ 28/2023 из приказа Минфина от 13.01.2023 № 4н (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее – Закон № 402-ФЗ). Например, если меняется материально ответственное лицо в отношении имущества и иных активов ОП.

С 1 апреля 2025 г. инвентаризацию проводят по новым правилам – в соответствии с ФСБУ 28/2023 из приказа Минфина от 13.01.2023 № 4н. Как провести инвентаризацию по новому стандарту – читайте на нашем сайте.

ФСБУ 28/2023: как провести инвентаризацию по новому стандарту

Команда BIZNESINALOGI

1280

04.01.2025

Шаг 2. Уведомление налоговой инспекции

НК требует от юрлиц в обязательном порядке подавать в налоговую сообщение о закрытии обособленного подразделения. Его адресуют в инспекцию по месту нахождения головной организации в течение трех рабочих дней со дня:

Чтобы уведомить об этом налоговиков, заполняют стандартную форму № С-09-3-2 из приложения № 2 к приказу ФНС от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@ (п. 6 ст. 6.1, подп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК). Бланк сообщения о закрытии обособленного подразделения можно посмотреть и бесплатно скачать на сайте ФНС (в формате PDF) по ссылке. Он также есть в открытом доступе в справочно-информационной системе «КонсультантПлюс» по ссылке.

Бланк уведомления о закрытии обособленного подразделения включает в себя титульный лист и страницы о ликвидируемых ОП. Все листы нумеруются сквозным способом, начиная с номера 001. В «шапке» каждой страницы проставляется ИНН и КПП головной организации. Далее на титульный лист вносят:

Как правило, титульный лист заполняют последним, когда уже известно, сколько заполненных страниц включает в себя сообщение. В верхней части титул выглядит так:

В нижней части титульного листа в случае подписания документа лично руководителем фирмы проставляют «1» и указывают:

После чего руководитель заверяет сообщение своей подписью и проставляет дату подписания документа. В этой части титул выглядит так:

Следующая страница касается ликвидируемой структурной единицы. Здесь проставляют:

В результате заполненная страница 002 выглядит так:

Предлагаем бесплатно скачать правильно заполненный образец сообщения, чтобы при необходимости использовать его в работе.

Направлять сообщение о закрытии обособленного подразделения следует в ИФНС по месту учета головного офиса. Формат сообщения может быть бумажным или электронным (п. 7 ст. 23 НК). На бумаге его можно сдать:

В электронном виде сообщение направляют по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) либо через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика на сайте ФНС.

Шаг 3. Решение вопросов с персоналом

При упразднении любого ОП важно правильно решить вопрос со штатными сотрудниками и физлицами, работающими по гражданско-правовым договорам. Применительно к штатным работникам есть два варианта в зависимости от того, где находится ликвидируемое подразделение.

Вариант 1. Ликвидируемое ОП располагается не в той местности, где находятся головная организация и иные ее структурные единицы (при их наличии).

В этом случае работников упраздняемого ОП увольняют по стандартной процедуре, как при ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 НК). Предлагать им перевод в головную контору или иное ОП не нужно (ч. 4 ст. 81 НК, п. 2 определения КС от 21.04.2005 № 144-О, п. 2 обзора, утвержденного Президиумом ВС 09.12.2020). Чтобы корректно расторгнуть трудовые отношения, необходимо выполнить следующие действия:

1. Уведомить персонально каждого увольняемого о расторжении трудовых отношений под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК); бланк уведомления работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно.
2. В тот же срок разместить сообщение на портале «Работа в России» для информирования службы занятости (ч. 4 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, далее – Закон № 565-ФЗ).
3. Издать приказы об увольнении по унифицированной форме № Т-8 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 или по собственной форме, разработанной предприятием и утвержденной руководителем (ч. 1 ст. 84.1 ТК).
4. Ознакомить каждого специалиста с приказом об увольнении под роспись.
5. На основании приказов сделать записи в трудовых книжках или сформировать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н, если трудовая книжка на кого-то из специалистов не ведется (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК, п. 9 порядка из приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н); в случае ведения личных карточек нужно их дооформить.
6. Заполнить на сотрудников подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281 и сдать его в СФР (подробно о заполнении ЕФС-1 читайте в статье по ссылке).
7. Полностью рассчитаться со специалистами при увольнении по зарплате, компенсации за неиспользованный отпуск, выходным пособиям и иным причитающимся суммам.
8. Выдать им:
   • трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р из приказа Минтруда от 10.11.2022 № 713н;
   • заверенные копии подраздела 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1;
   • копии раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ).

Подробно о выдаче документов при увольнении читайте в нашей статье по ссылке.

На сайте есть подробная статья о заполнении и выдаче работникам справки по форме СТД-Р. Рекомендуем ознакомиться с образцом СТД-Р для самопроверки.

Справка СТД-Р: что это такое и как получить форму

Команда BIZNESINALOGI

442

03.12.2024

Вариант 2. Ликвидируемое ОП находится в той же местности, что и головная организация и/или иные ее подразделения (при их наличии).

Тогда работники упраздняемого ОП подпадают под увольнение по сокращению штата/численности по инициативе работодателя. А значит, им нужно предложить имеющиеся вакансии в том же населенном пункте – в головном офисе либо любом ОП компании в той же местности (ч. 1 ст. 22, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК, п. 2.2 определения КС от 15.07.2008 № 413-О-О). Чтобы корректно расстаться с персоналом в такой ситуации, важно сделать следующее:

1. Издать приказ о сокращении всех вакантных должностей в ликвидируемом ОП до начала общего сокращения и прекратить набор персонала; приказ издается по форме, самостоятельно разработанной юрлицом и утвержденной руководителем, так как универсальной формы для него нет.
2. Издать приказ о сокращении численности или штата по шаблону, самостоятельно разработанному юрлицом и утвержденному руководителем.
3. Уведомить о расторжении трудового договора персонально каждого увольняемого под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 1 ст. 82, ч. 2 ст. 180 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 53 Закона № 565-ФЗ); бланк уведомления работодатель разрабатывает и утверждает сам.
4. В тот же срок разместить соответствующее сообщение на портале «Работа в России» для информирования службы занятости (ч. 4 ст. 53 Закона № 565-ФЗ).
5. Предложить увольняемым вакансии в головной организации или ином ее ОП в том же населенном пункте, подходящие им по состоянию здоровья, с тем же уровнем квалификации и оплаты труда или с более низким уровнем (ч. 3 ст. 81 ТК, п. 29 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2); уведомление о наличии/отсутствии вакантных должностей составляется письменно, в произвольной форме, которую работодатель разрабатывает и утверждает сам (письмо Роструда от 17.04.2025 № ПГ/06609-6-1).
6. Получить от лиц, согласных на перевод, письменное согласие; это может быть отдельное заявление работника или отметка в уведомлении о наличии свободных должностей с его подписью и датой предоставления согласия.
7. Заключить с согласными на перевод допсоглашения к трудовым договорам.
8. Издать приказы о переводе их на другую работу по унифицированной форме № Т-5 или по иному шаблону, применяемому работодателем самостоятельно.
9. Специалистов, отказавшихся от перевода, уволить в порядке, приведенном в варианте 1 (выполнить действия, начиная с п. 3 варианта 1).

На сайте есть подробная статья о процедуре увольнения работников. Рекомендуем ознакомиться с ней для самопроверки.

Процедура увольнения сотрудника

Команда BIZNESINALOGI

621

24.11.2024

Если упраздняемое ОП зарегистрировано в СФР в силу того, что имеет свой банковский счет и самостоятельно выдает вознаграждения физлицам, его необходимо снять с регистрации (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, подп. «а» п. 1 порядка из приказа Минтруда от 07.12.2022 № 768н). Для этого в отделение СФР подают заявление на давнишнем бланке ФСС из приложения № 2 к приказу ФСС от 22.04.2019 № 217 (подп. 13 п. 2 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Новый бланк пока еще не утвержден СФР.

Хотя не исключено, что отделение СФР самостоятельно снимет с учета ликвидируемое ОП на основании сведений, полученных от налоговиков в рамках межведомственного взаимодействия (п. 11 порядка из приказа Минтруда от 07.12.2022 № 768н).

Шаг 4. Урегулирование налоговых обязательств

Сложнее будет, если ОП имеет собственный счет в банке, выдает вознаграждения специалистам и самостоятельно отчитывается в налоговую и в СФР. По таким ОП важно правильно и вовремя расплатиться по НДФЛ и страховым взносам, сдать РСВ, персонифицированные сведения, необходимые подразделы ЕФС-1 и расчет 6-НДФЛ. Также обратите внимание на нюансы по налогу на прибыль.

НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

До срока закрытия обособленного подразделения оно в обычном порядке удерживает НДФЛ и вносит его в бюджет в составе единого налогового платежа (ЕНП). Образец платежного поручения на внесение ЕНП и правила его внесения смотрите по ссылке.

В уведомлениях по ЕНП и в расчете 6-НДФЛ до момента ликвидации ОП налог отражается по его коду ОКТМО. Уведомления по ЕНП от подразделения отправляются в налоговую в обычном порядке. Форма уведомлений утверждена как приложение № 1 к приказу ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@. Как составить уведомление по ЕНП и направить его в инспекцию, читайте в статье по ссылке.

Когда срок закрытия обособленного подразделения наступил, план действий меняется. Вознаграждения персоналу, переведенному в иное ОП в той же местности, и физлицам, перезаключившим договоры ГПХ, отражаются в уведомлениях по ЕНП и в расчете 6-НДФЛ по коду ОКТМО нового места работы (п. 7 ст. 226 НК).

Расчет 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению сдают по месту учета головного офиса в обычный срок. Подробнее о дедлайнах по представлению расчета – в таблице. Если крайняя дата приходится на выходной день, она автоматически переносится на ближайший следующий рабочий день по правилам п. 7 ст. 6.1 НК.

Таблица. Сроки сдачи 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

При заполнении расчета 6-НДФЛ учтите следующие особенности (подп. 9 п. 21 порядка заполнения из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, письмо ФНС от 10.01.2020 № БС-4-11/62@). На титульном листе головная организация указывает:

В остальном алгоритм составления расчета обычный. Применяется бланк из приложения № 1 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ с учетом стандартных правил его заполнения.

После закрытия обособленного подразделения в целях дальнейшего взаимодействия по НДФЛ важно направить в ИФНС уведомление о выборе налогового органа по форме из приказа ФНС от 06.12.2019 № ММВ-7-11/622@. В поле «Причина представления уведомления» укажите «4» (письмо ФНС от 25.12.2019 № БС-4-11/26740).

Налог на прибыль по закрытому обособленному подразделению

Налог на прибыль юрлица платят в федеральный и региональный бюджет. При наличии ОП платеж в региональный бюджет рассчитывается и вносится отдельно по месту нахождения головного офиса и каждого из подразделений. Для этого юрлица определяют долю прибыли по головному офису и каждому из подразделений (пп. 1, 2 ст. 288 НК).

Если ОП юрлица закрывается в середине года, то долю прибыли ОП за отчетный период его закрытия определяют по показателям предшествующего отчетного периода. В дальнейшем долю прибыли ОП за следующие отчетные периоды и за календарный год рассчитывают без учета показателей ликвидированного ОП. А увеличение прибыли в последующие периоды распределяется за вычетом прибыли выбывшего ОП, взятой за период, предшествующий кварталу его ликвидации (пп. 161, 171 порядка заполнения из приложения № 2 к приказу ФНС от 02.10.2024 № ЕД-7-3/830@ (далее – Порядок заполнения), письмо Минфина от 25.08.2021 № 03-03-06/1/68414 ).

Вносить ежемесячные авансовые платежи и годовой налог на прибыль по закрытому обособленному подразделению в бюджет субъекта РФ не требуется с периода, в котором оно упразднено (письмо Минфина от 25.08.2021 № 03-03-06/1/68414). За предшествующий период авансовый платеж за закрывшееся ОП вносится путем перечисления ЕНП по месту нахождения головного офиса, если:

Кроме особенностей по налогу на прибыль по закрытому обособленному подразделению, есть нюансы и с налоговой декларацией. За отчетный период, в котором оно закрыто, головной офис сдает по месту своего учета две формы:

После ликвидации декларацию по прибыли по закрытому обособленному подразделению по месту его учета не подают – ни первичную, ни уточненную (п. 11 Порядка заполнения).

Другие налоги

Особенности возникают и по другим платежам и отчетам. К счастью, ликвидация ОП не влияет на платежи и отчетность по:

Особенностей по уплате и декларированию страховых взносов не будет, если до закрытия подразделение не выплачивало вознаграждения физлицам и не имело собственного банковского счета. В противном случае обязанность по уплате взносов и подаче уведомления по ЕНП исполняет головной офис, который:

РСВ подразделение сдает самостоятельно в ИФНС по месту своего нахождения за период с 1 января по дату ликвидации. Представить РСВ желательно до упразднения ОП. Точно так же ОП, отчитывавшееся самостоятельно, представляет по месту своего учета:

Аналогичный подход применим и по страховым взносам на социальное страхование по травматизму. Если ОП имело счет в банке и выплачивало людям вознаграждения, оно сдает раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм в отделение СФР по месту своего учета за период с 1 января по дату упразднения, но после окончательного расчета с физлицами. А головной офис платит взносы на травматизм в общем порядке – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления вознаграждений.

Сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) сдает головной офис, если ОП не зарегистрировано в СФР и самостоятельно не отчитывалось. В противном случае ОП само представляет сведения о трудовой деятельности в отделение СФР. Сроки сдачи в любом случае зависят от типа кадрового события: расторжение трудовых отношений или перевод. Подробнее о них – в таблице.

Таблица. Дедлайны по сведениям о трудовой деятельности

Шаг 5. Снятие с учета в ФНС

Представительство или филиал налоговики снимают с учета автоматически, по факту отражения сведений в ЕГРЮЛ или по окончании выездной проверки, если она проходит в этот момент. Иное ОП снимут с учета в течение 10 рабочих дней после получения налоговиками сообщения по форме № С-09-3-2 (о нем читайте выше).

По факту изменения сведений в ЕГРЮЛ (применительно к закрытому представительству или филиалу) или в ЕГРН (применительно к закрытию иного ОП) ИФНС выдаст головному офису соответствующее уведомление (п. 12 порядка из приказа Минфина от 29.12.2020 № 329н).

На сайте есть статья о том, как закрыть ИП с долгами. Рекомендуем ознакомиться с нашими лайфхаками.

Как закрыть ИП с долгами: пошаговая инструкция

Команда BIZNESINALOGI

456

05.12.2024

Шаг 6. Завершающие действия при закрытии обособленного подразделения

Если у ОП были банковские счета, их необходимо закрыть. Договоры аренды офисных помещений, автотранспорта, земельных участков и иных объектов придется расторгнуть досрочно. Имущество подразделения, не нужное другим ОП, желательно оперативно продать.

Скопившиеся по ОП документы нужно отсортировать и выделить на уничтожение и на хранение. Обязательные к хранению формуляры поименованы в перечне из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Здесь же определены минимальные сроки их хранения (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК, письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Документы, подлежащие хранению, забирает в свой архив головной офис и хранит их до момента передачи в государственный архив (например, при ликвидации бизнеса) или до уничтожения по истечении сроков хранения.

Ответственность и риски при ошибках

Практически любое нарушение алгоритма ликвидации ОП наказывается контролирующими органами. Несвоевременная подача в ИФНС заявления по форме № Р13014 для внесения изменений в ЕГРЮЛ грозит юрлицу предупреждением или штрафом в размере 5 000 руб. (ч. 3 ст. 14.25 КоАП). За просрочку с уведомлением о закрытии обособленного подразделения компанию оштрафуют как за налоговое правонарушение на 200 руб., а ее руководителю выпишут административный штраф от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК, ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Несвоевременная сдача деклараций и расчетов – это тоже проблема. Если долгов по налогам нет, то за отсутствие отчета предприятие оштрафуют на 1 000 руб. (п. 1 ст. 119 НК, п. 18 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57). Но и это еще не все. Опоздание с отчетом более чем на 20 рабочих дней приведет к блокировке банковских счетов, что повлечет финансовые и репутационные потери, невозможность рассчитываться с партнерами и работниками (п. 6 ст. 6.1, подп. 1 п. 3, подп. 2 п. 11 ст. 76 НК). При этом виновнику просрочки с отчетностью грозит предупреждение или персональный штраф на сумму от 300 до 500 руб. (п. 4 ст. 108 НК, ст. 15.5 КоАП).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Заключение

Закрыть ОП без негативных последствий удастся, если строго выполнять все требования гражданского, налогового и трудового законодательства, а также законов о госрегистрации юрлиц и о бухгалтерском учете. Достаточно правильно оформить решение о ликвидации, вовремя подать уведомления, корректно расстаться со штатным персоналом и полностью рассчитаться с бюджетом, представив обязательную отчетность в ИФНС и СФР. Это позволит избежать проблем при закрытии обособленного подразделения в 2025 году.