
Как безопасно работать с самозанятыми

В каких случаях выгодно привлекать самозанятых как исполнителей?
Преимущества работы с самозанятыми для бизнеса очевидны. Если у организации или ИП нет необходимости в постоянном, штатном работнике, если нужно решить разовую, непрофильную задачу, то заключение договора с самозанятым исполнителем – хороший вариант.
Заказчику нет нужды организовывать рабочее место исполнителя.
Документооборот с самозанятым не обременит: для учета вознаграждения достаточно чеков, для абсолютной оправданности расходов при некоторых формах сотрудничества – договоры, акты.
Но безопасно и законно пользоваться этими преимуществами можно лишь при условии, что у вас с плательщиком НПД на самом деле гражданско-правовые отношения.
Признаки, которые могут указывать на трудовые отношения
Налоговики проверяют, есть ли в ваших отношениях с исполнителями признаки «работник – работодатель». ТК строго запрещает заключать договоры ГПХ, которые на самом деле маскируют трудовые отношения (ст. 15 ТК).
Проведите аудит ваших договоров на предмет наличия в них следующих «трудовых» признаков (можно руководствоваться при этой проверке критериями, используемыми ФНС, см., например, письмо от 15.04.2022 г. № ЕА-4-15/4674):
-
наличие конкретной трудовой функции;
-
отсутствие закрепленного требуемого результата, указание на периодичность, регулярность выполняемых работ;
-
установление ежемесячной оплаты труда в фиксированном объеме, который не связывается с желаемым результатом;
-
даты выплат совпадают с «зарплатными» днями для штатных работников;
-
назначение формально независимым исполнителям кураторов, начальников, наставников, назначение в определенную структуру, любое иное встраивание в производственную деятельность;
-
установление графиков, выходных, требование подчиняться внутреннему трудовому распорядку;
-
тотальный и неоправданный (при отсутствии указания на желаемый результат) контроль со стороны заказчика;
-
обеспечение материалами, инструментами и оборудованием, работа строго на территории заказчика и проч.
Если в договорах имеются два и более признака, то велик риск переквалификации договоров ГПХ в трудовые, причем со дня их подписания (задним числом). А это повлечет за собой доначисления НДФЛ, страховых взносов, штрафы, пени – и гарантированное место в реестре недобросовестных работодателей Роструда.
И, напротив, если по итогам аудита вы убедитесь в том, что договоры носят гражданско-правовой характер, то можно безопасно работать с самозанятыми и в 2025 году. Вот наиболее яркие признаки договоров ГПХ:
-
есть конкретные сроки, задания, отношения вообще ограничены во времени;
-
окончание обязательства связано с достижением договоренных результатов;
-
порядок достижения поставленной цели исполнитель определяет сам;
-
оплата производится в зависимости от достижения цели на 100% или по завершении каждого этапа, итоги актируются;
-
по общему правилу, исполнитель вправе перепоручить исполнение третьим лицам, если иное прямо не согласовано сторонами, и т.п.
Это перечень не исчерпывающий, но главное понятно: договоры гражданско-правового характера заключают самостоятельные бизнес-субъекты – самозанятые и ИП, плательщики НПД и ООО, иные организации. Заказчик формулирует желаемый результат – исполнитель на основании своего опыта, своими методами и иждивением достигает его в поставленные сроки.
Пошаговая инструкция по работе с самозанятыми
- Подбирайте только проверенных исполнителей. Запрашивайте справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД.
- Заключите договор, который подходит именно под ваши задачи. Так, если вам нужен исполнитель для оказания услуг, не заключайте договор подряда.
- Перед каждой оплатой проверяйте, не утрачен ли статус плательщика НПД. Это можно сделать на портале ФНС.
- Обязательно требуйте чек. Очень разумно закрепить в договоре санкции на случай опоздания с выдачей чека или непредставления его. Все полученные чеки надо хранить, поскольку, если самозанятый аннулирует чек, не вернув деньги, вы сможете отстоять расходы.
- Расчеты с самозанятыми учитывайте на счете 76. Выплаченные исполнителю суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Они включаются в расходы на основании выданного чека, но для 100%-ной безопасности всегда заключайте договоры и выполнение работ закрывайте актами.
Как контролировать качество работы самозанятого? Если у вас договор подряда, то заказчик имеет право во всякое время проверять ход и качество работы – но не вмешиваться в его деятельность (ст. 715 ГК).
Как оформить акты выполненных работ?
Формально акт не является обязательным при работе с самозанятыми, достаточно чека. Однако чтобы обезопасить себя от претензий налоговиков и снятия расходов, имеет смысл подписать с самозанятым акты, фиксируя результат выполненных работ или факт оказания услуг.
Форма акта не утверждена официально, поэтому заказчики могут самостоятельно составить и согласовать ее, помня о том, что в акте обязательно должны быть реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (наименование документа и лица, его составившего, дата создания, описание факта хозяйственной жизни и другие данные). И, что не менее важно, в акте должно быть четко прописано, какие именно услуги были оказаны или работы выполнены, их объем, конкретные действия и т.п. Это позволит подтвердить реальность операции и документально обосновать расходы.
Пример формулировок акта об оказании услуг:
«Исполнитель оказал, а Заказчик принял предусмотренные п. 1.1 Договора от 13.05.2024 г. № 112 услуги:
-
разработка рекламных текстов для размещения на сайте www.site.ru;
-
написание текстов для социальных сетей;
-
подготовка новостей.
Исполнитель передает Заказчику права на созданные произведения согласно Приложению к настоящему Акту…».
Пример формулировок акта о выполнении работ:
«1. Подрядчик выполнил, а Заказчик принял предусмотренные п. 1.1 Договора от 13.05.2024 г. № 112 работы:
№ | Наименование работ | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. |
---|---|---|---|---|
1 | Демонтаж межстенной перегородки | 5 | 1000,00 | 5000,00 |
2 | Установка межкомнатной двери-гармошки | 5 | 4000,00 | 15 000,00 |
Всего к оплате: | 20 000,00 |
2. Работы выполнены в срок, в полном объеме и качественно».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- 10 000–20 000 руб. – для должностных лиц;
- 5000–10 000 руб. – для ИП;
- 50 000–100 000 руб. – для юридических лиц.
В ГК содержатся исчерпывающие указания относительно того, что должно быть в любом договоре гражданско-правового характера.