Как безопасно работать с самозанятыми
Право
31.12.2024
Поделиться

Как безопасно работать с самозанятыми

С 1 января 2025 г. Роструд ведет «черный список» работодателей, уличенных в маскировке трудовых отношений. С середины 2024 года работают межведомственные комиссии по незаконной занятости, задача которых – выявлять трудовые отношения. Как избежать обвинений и продолжать безопасно работать с самозанятыми?
Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
253
просмотра

Преимущества работы с самозанятыми для бизнеса очевидны. Если у организации или ИП нет необходимости в постоянном, штатном работнике, если нужно решить разовую, непрофильную задачу, то заключение договора с самозанятым исполнителем – хороший вариант.

Заказчику нет нужды организовывать рабочее место исполнителя.

Документооборот с самозанятым не обременит: для учета вознаграждения достаточно чеков, для абсолютной оправданности расходов при некоторых формах сотрудничества – договоры, акты.

Но безопасно и законно пользоваться этими преимуществами можно лишь при условии, что у вас с плательщиком НПД на самом деле гражданско-правовые отношения.

Налоговики проверяют, есть ли в ваших отношениях с исполнителями признаки «работник – работодатель». ТК строго запрещает заключать договоры ГПХ, которые на самом деле маскируют трудовые отношения (ст. 15 ТК).

Проведите аудит ваших договоров на предмет наличия в них следующих «трудовых» признаков (можно руководствоваться при этой проверке критериями, используемыми ФНС, см., например, письмо от 15.04.2022 г. № ЕА-4-15/4674):

  • наличие конкретной трудовой функции;
  • отсутствие закрепленного требуемого результата, указание на периодичность, регулярность выполняемых работ;
  • установление ежемесячной оплаты труда в фиксированном объеме, который не связывается с желаемым результатом;
  • даты выплат совпадают с «зарплатными» днями для штатных работников;
  • назначение формально независимым исполнителям кураторов, начальников, наставников, назначение в определенную структуру, любое иное встраивание в производственную деятельность;
  • установление графиков, выходных, требование подчиняться внутреннему трудовому распорядку;
  • тотальный и неоправданный (при отсутствии указания на желаемый результат) контроль со стороны заказчика;
  • обеспечение материалами, инструментами и оборудованием, работа строго на территории заказчика и проч.

Если в договорах имеются два и более признака, то велик риск переквалификации договоров ГПХ в трудовые, причем со дня их подписания (задним числом). А это повлечет за собой доначисления НДФЛ, страховых взносов, штрафы, пени – и гарантированное место в реестре недобросовестных работодателей Роструда.

И, напротив, если по итогам аудита вы убедитесь в том, что договоры носят гражданско-правовой характер, то можно безопасно работать с самозанятыми и в 2025 году. Вот наиболее яркие признаки договоров ГПХ:

  • есть конкретные сроки, задания, отношения вообще ограничены во времени;
  • окончание обязательства связано с достижением договоренных результатов;
  • порядок достижения поставленной цели исполнитель определяет сам;
  • оплата производится в зависимости от достижения цели на 100% или по завершении каждого этапа, итоги актируются;
  • по общему правилу, исполнитель вправе перепоручить исполнение третьим лицам, если иное прямо не согласовано сторонами, и т.п.

Это перечень не исчерпывающий, но главное понятно: договоры гражданско-правового характера заключают самостоятельные бизнес-субъекты – самозанятые и ИП, плательщики НПД и ООО, иные организации. Заказчик формулирует желаемый результат – исполнитель на основании своего опыта, своими методами и иждивением достигает его в поставленные сроки.

  1. Подбирайте только проверенных исполнителей. Запрашивайте справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД.
  2. Заключите договор, который подходит именно под ваши задачи. Так, если вам нужен исполнитель для оказания услуг, не заключайте договор подряда.
  3. Перед каждой оплатой проверяйте, не утрачен ли статус плательщика НПД. Это можно сделать на портале ФНС.
  4. Обязательно требуйте чек. Очень разумно закрепить в договоре санкции на случай опоздания с выдачей чека или непредставления его. Все полученные чеки надо хранить, поскольку, если самозанятый аннулирует чек, не вернув деньги, вы сможете отстоять расходы.
  5. Расчеты с самозанятыми учитывайте на счете 76. Выплаченные исполнителю суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Они включаются в расходы на основании выданного чека, но для 100%-ной безопасности всегда заключайте договоры и выполнение работ закрывайте актами.

Как контролировать качество работы самозанятого? Если у вас договор подряда, то заказчик имеет право во всякое время проверять ход и качество работы – но не вмешиваться в его деятельность (ст. 715 ГК).

Формально акт не является обязательным при работе с самозанятыми, достаточно чека. Однако чтобы обезопасить себя от претензий налоговиков и снятия расходов, имеет смысл подписать с самозанятым акты, фиксируя результат выполненных работ или факт оказания услуг.

Форма акта не утверждена официально, поэтому заказчики могут самостоятельно составить и согласовать ее, помня о том, что в акте обязательно должны быть реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (наименование документа и лица, его составившего, дата создания, описание факта хозяйственной жизни и другие данные). И, что не менее важно, в акте должно быть четко прописано, какие именно услуги были оказаны или работы выполнены, их объем, конкретные действия и т.п. Это позволит подтвердить реальность операции и документально обосновать расходы.

Пример формулировок акта об оказании услуг:

«Исполнитель оказал, а Заказчик принял предусмотренные п. 1.1 Договора от 13.05.2024 г. № 112 услуги:

  • разработка рекламных текстов для размещения на сайте www.site.ru;
  • написание текстов для социальных сетей;
  • подготовка новостей.

Исполнитель передает Заказчику права на созданные произведения согласно Приложению к настоящему Акту…».

Пример формулировок акта о выполнении работ:

«1. Подрядчик выполнил, а Заказчик принял предусмотренные п. 1.1 Договора от 13.05.2024 г. № 112 работы:

Наименование работ Кол-во Цена, руб. Сумма, руб.
1 Демонтаж межстенной перегородки 5 1000,00 5000,00
2 Установка межкомнатной двери-гармошки 5 4000,00 15 000,00
Всего к оплате: 20 000,00

2. Работы выполнены в срок, в полном объеме и качественно».

Это человек, зарегистрированный в качестве плательщика НПД. Налог за себя он платит сам.
Гражданско-правовой договор от трудового он отличается тем, что составлен на основании соответствующей главы ГК, в нем обозначены сроки действия, фигурируют заказчик и исполнитель, а не работник и работодатель, оплата увязана с результатами, оплата производится в зависимости от того, достигнуты ли они, исключается тотальный контроль над исполнителем и т.д.
Запросить справку о постановке на учет или проверить самостоятельно на сайте ФНС.
Переквалификация договора в трудовой, снятие расходов (если нет чека, договора, актов).
Как любому другому исполнителю по гражданско-правовому договору. Предварительно обязательно проверьте, не утратил ли самозанятый свой статус, после оплаты получите чек.
Нет.
Можно, но следовать ли им – усмотрение исполнителя.
Если у вас договор подряда, то заказчик имеет право во всякое время проверять ход и качество работы – но не вмешиваться в его деятельность (ст. 715 ГК).
Заключить трудовой договор с первого дня, как вы стали работать с самозанятым, совершить все необходимые действия, аналогичные тому, как вы оформляете на работу штатного сотрудника. Доплатите НДФЛ, страховые взносы, подайте уточненную отчетность, уплатите штрафы и пени.
Риски при работе с самозанятыми – если договор признают трудовым, организации грозят доначисление НДФЛ, взносов и штраф по ст. 5.27 КоАП за заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения:
  • 10 000–20 000 руб. – для должностных лиц;
  • 5000–10 000 руб. – для ИП;
  • 50 000–100 000 руб. – для юридических лиц.

В ГК содержатся исчерпывающие указания относительно того, что должно быть в любом договоре гражданско-правового характера.