Иногда бухгалтер вносит одинаковые названия в справочники, например, «Номенклатура» или «Контрагенты», и тогда в программе задваиваются элементы: в одном документе подобран один элемент, а во втором – соответственно, другой. Так и получаются дубли.
Разберемся, как без ошибок объединить одинаковые элементы в программе 1С:Бухгалтерия Предприятия.
В справочник «Контрагенты» внесены вручную контрагенты, и при загрузке из клиент-банка, если имеются какие-то расхождения, подгружается справочник и происходит задвоение элементов.
Как обойти эту ситуацию и объединить дубли?
Нажимаем Администрирование – Обслуживание.
Выбираем подраздел Корректировка данных – Поиск и удаление дублей.
В открывшемся окне необходимо указать, где осуществлять поиск. Нажав на кнопку «Три точки», определяем область поиска дублей. Можно выбрать любой вариант из списка. Чтобы найти нужный элемент, можно воспользоваться строкой поиска. Например, мы хотим найти справочник «Контрагенты». Произведем поиск дублей в этом справочнике.
Нажимаем Выбрать.
Выбираем настройку Отбирать – Все элементы, или же можно добавить какой-то дополнительный отбор.
Настройка «Сравнивать» – автоматически установлено, что правило поиска по наименованию в программе – «Наименование в программе совпадает по похожим словам».
Можно выбрать другие варианты, но посмотрим на этом примере, нас он устраивает.
Нажимаем кнопку Найти дубли – программа начинает поиск дублей. Далее появится список, который программа определила как дубли, у которых название совпадает по словам.
Видим элементы справочника «Контрагенты».
С помощью кнопок выбора мы можем установить или снять все галочки. Снимаем все галочки и пройдемся по списку, чтобы проанализировать, какие пункты мы хотим заменить или оставить.
В первом варианте у нас одинаковое имя и отчество, возможно, контрагент сменил фамилию. Нужно посмотреть, на какого контрагента были выписаны документы, поэтому этот вариант мы пока пропускаем. Если действительно была смена фамилии, то здесь можно перенести долг с одного ИП на другого документом «Корректировка долга».
В одном контрагенте написано ИП, в другом – просто фамилия. На первый вариант разнесено 200 документов, на второй – 4 документа. Автоматически программа пометила как оригинал того контрагента, на котором больше документов.
Есть также задвоение ООО «АСКОМ» в первом варианте и ООО УД «АСКОМ» во втором. Документы и там, и там разнесены. Если необходимо определить другого контрагента как оригинал, мы его выделяем и нажимаем кнопку Отметить как оригинал.
Стрелка переместилась.
И далее так же необходимо пройтись и посмотреть возможное задвоение. Если нас устраивает то, как программа пометила оригиналы, мы нажимаем кнопку Удалить дубли.
Происходит замена дубля на тот элемент, который мы пометили как оригинал. Идет обработка. Мы видим статус обработки: «Замена дублей… обработано 1 из 5».
Процесс окончен, все найденные дубли успешно объединены. Далее программа подсказывает, что в процессе работы могли возникнуть дубли в других списках, и предлагает проверить договоры и банковские счета. Соответственно, если в документах заменен контрагент, то необходимо обратить на это внимание.
Давайте рассмотрим еще один пример – удаление дублей в справочнике «Номенклатура».
Перейдем в раздел Администрирование – Обслуживание.
Выбираем Поиск и удаление дублей.
В этом примере рассмотрим «Номенклатуру». Отбираем элементы по наименованию. Нажимаем Найти дубли.
Программа отражает статус.
Пока программа ищет, посмотрим оборотно-сальдовую ведомость по счету 43 на наличие дублей. Можно увидеть одинаковые наименования в ОСВ: например, два названия одинаковые. Вручную это пересмотреть сложно: программа быстрее поможет найти и устранить этот недочет. И когда есть задвоение элементов по номенклатуре, тогда может проводиться приход на одну номенклатуру, списание с другой, и получается раздвоение и неточности учета.
Вернемся к нашей обработке. Программа нашла дубли, которые посчитала за одинаковые элементы. Но их еще необходимо посмотреть. Отключим все галочки, чтобы постепенно просмотреть весь список.
Нашли одинаковую продукцию, часть документов разносится на один элемент и часть – на другой. Автоматически помечен тот, который больше.
Чтобы бухгалтер случайно не подобрал дубль, мы можем его сразу убрать.
Давайте посмотрим на этих двух примерах. Нажимаем Удалить дубль.
Программа объединяет эти элементы и сообщает, что не может заменить на оригиналы в нескольких местах, предлагает просмотреть.
Нажимаем и смотрим. Данный элемент задействован в регламентной операции. Этот документ нам необходимо далее просмотреть, возможно, где-то произвести замену вручную и перезакрыть месяц. В этом же окне по гиперссылке мы можем посмотреть все места использования данного элемента, нажав на одноименную гиперссылку.
И проанализируем ситуацию по отчету.
Таким образом, нам удалось избавиться от всех задвоенных элементов. Это поможет сэкономить вам время и избежать возможной путаницы в расчетах и отчетности.
