Формы воинского учета: обзор и замечания по заполнению
Кадры
20.11.2024
Поделиться

Формы воинского учета: обзор и замечания по заполнению

Воинский учет давно стал критически важным участком кадрового делопроизводства. Разбираем основные формы воинского учета, даем пошаговые инструкции по заполнению.

Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
149
просмотров

Все организации должны вести учет призывников и военнообязанных, работающих по трудовым договорам (в т.ч. совместителей и трудящихся дистанционно). ИП, даже с наемными работниками, воинский учет не ведут. Не надо вести воинский учет иностранцев и исполнителей по договорам ГПХ (ст. 8 Закона об обороне, ст. 8 Закона о военной службе, п. 15 Положения о воинском учете).

В обязанности работодателя входит: учитывать всех военнообязанных в штате в возрасте с 18 до 30 лет, не имеющих документов с записью «признан не годным к военной службе» и не пребывающих в запасе, подавать отчетность в военкомат, оповещать сотрудников о поступившей повестке и т.д. В компаниях со штатом до 2000 человек на это выделяется один специалист, по мере роста численности выделяются дополнительные сотрудники, формируется военно-учетный стол.

Когда вы принимаете сотрудника на работу, вы запрашиваете документы воинского учета, в частности, военный билет, удостоверение призывника, персональную электронную карту, справку 1/У, которая выдается взамен военного билета, и т.п. И о приеме, и об увольнении военнообязанного (или призывника) необходимо уведомлять военкомат.

Формально вы не вправе отказывать в приеме на работу без военного билета (другого документа воинского учета), надо лишь подать в военкомат сведения о таком работнике и направить самого человека в военкомат.

Данные документов, представленных призывником, включаются в раздел «Сведения о воинском учете» в личной карточке. Также на каждого военнообязанного (призывника) заполняется карточка ф. № 10. Когда человек снимается с воинского учета (о чем делается запись в военном билете), отметки об этом надо сделать как в ф. № 10, так и в личной карточке.

Карточки ф. № 10 следует хранить в картотеке, в алфавитном порядке и сгруппированными по разделам:

  • офицеры запаса;
  • солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики, мичманы запаса;
  • военнообязанные запаса женского пола;
  • призывники.

Журналы учета военнообязанных и карточек по воинскому учету вести не обязательно, но для удобства это делать стоит. Работник(-и), который отвечает за воинский учет, должен назначаться приказом, проект которого согласовывается с военкомом, и копия уже подписанного документа направляется ему.

В трудовом договоре со специалистом, ответственным за воинский учет, и в его должностной инструкции должно быть указано на эти обязанности (ведение воинского учета, подготовка и сдача отчетности, обеспечение сохранности документов, информирование работников и военкоматов).

При временном убытии ответственного (например, в отпуск) или при его увольнении документы воинского учета передаются по акту!

Как правило, документы по воинскому учету распределяются по отдельным папкам, составляется номенклатура дел по воинскому учету.

Должен быть журнал проверок воинского учета, который требуется прошнуровать, опечатать и заверить подписью руководителя. Журналы регистрации исходящих и входящих документов воинского учета и положение о воинском учете необязательны, но удобнее их вести.

А вот стенд по воинскому учету должен быть. На нем размещают информацию для сотрудников (относительно документов воинского учета, об обязанности сообщать об изменениях в личных данных, ответственности и т.п.).

Если не хотите столкнуться с претензиями и существенными штрафами, необходимо вести следующие документы:

  1. Приказ об организации воинского учета граждан – впервые издается, когда компания становится на учет в военкомате, затем обновляется перед началом каждого календарного года.

  2. План работы на год (он тоже ежегодно обновляется и представляется военкому).

  3. Карточки гражданина, подлежащего воинскому учету, по ф. № 10 и картотека, сформированная из них.

  4. Журнал проверок осуществления воинского учета.

  5. Вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе.

Обязательно должно вестись служебное делопроизводство по вопросам воинского учета, должны составляться и храниться документы, которые требуют составлять органы власти (местного самоуправления), а также справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Остановимся подробнее на карточке по ф. № 10, в которой фиксируется информация о сотруднике, подлежащем воинскому учету. Форма документа и инструкция по заполнению установлены приказом Минобороны от 22.11.2021 г. № 700.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (ф. № 10)

Карточка военнообязанного и призывника по ф. № 10 – основной документ воинского учета сотрудников в компании, при этом надо учитывать, что:

  • на новых работников такой документ оформляется сразу после трудоустройства (п. 31 инструкции № 700);

  • для действующих важно его наличие на момент сверки с военкоматом.

Карточки ф. № 10 заполняются как на бумаге, так и в электронном виде. В классическую бумажную карточку сведения следует вписывать шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво, без помарок, ошибок и сокращений. Некоторые пункты («Семейное положение», «Место жительства», «Телефон для связи», «Сверка с документами воинского учета», «Сверка с военным комиссариатом») заполняют простым карандашом: если эти сведения изменятся, то проще исправить, не заводя карточку заново.

Актуальную информацию по военнообязанным сотрудникам берите из военного билета, временного удостоверения или справки, которая выдана взамен билета.

Источником информации о призывниках служит удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Дополнительные сведения, например, об образовании, семейном положении, фактическом и официальном месте жительства, уточняйте непосредственно у работника.

  1. В верхней строке первой страницы следует вписать наименование организации в именительном падеже.

  2. Далее идут строки «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом», оставим их пока незаполненными. Отметку в них (еще раз напомним: карандашом!) нужно сделать после окончания сверки карточек с документами воинского учета и данными районного военкомата.

В строке слева отображаются данные о внутренней сверке, проведенной в пределах предприятия. Соответственно, справа вписывают информацию о сверке внешней – с военкоматом. Когда будут известны точные сведения, впишите сюда дату проведения в формате: дд/мм/гггг, ФИО и подпись ответственного лица.

Раздел I «Общие сведения»

Для заполнения раздела используются данные из паспорта гражданина, диплома об образовании, военного билета и прочих подтверждающих документов.

Образец заполнения стр. 1 формы № 10

Перечислим построчно сведения, которые нужно внести в карточку № 10:

  1. Ф.И.О. военнообязанного сотрудника или призывника (строго в соответствии с паспортом).

  2. Дата рождения в формате «дд/мм/гггг».

  3. Место рождения. Причем адрес населенного пункта должен быть вписан в определенной последовательности: село/город/район/округ/область/край/республика. Ориентируйтесь на формулировки из паспорта.

  4. Образование: нужно зафиксировать уровень квалификации сотрудника, а также наименование учебного заведения, специальность или направление подготовки, номер диплома и год его выдачи.

  5. Профессия основная – та, по которой трудоустроен гражданин в организации, дополнительная – если работник является совместителем.

  6. Образец заполнения стр. 1 формы № 10

  7. Семейное положение – женат, разведен или холост. Эту графу заполняем простым карандашом. Когда сотрудник изменит свой статус, проще внести правки в документ.

  8. Состав семьи – степень родства каждого члена семьи, его Ф.И.О., год рождения.

  9. Знание языков. Обычно прибегают к такой шкале: «начальный/ниже среднего/средний/выше среднего/продвинутый или свободно владеет/профессиональный».

  10. Данные паспорта.

  11. Реквизиты водительского удостоверения (при его наличии).

  12. Адрес регистрации по паспорту и фактического проживания с указанием дат (карандашом).

  13. Рабочий и личный номер телефона для связи (карандашом).

Переходим на оборотную сторону карточки по форме № 10.

Раздел II «Сведения о воинском учете»

В следующем блоке отражаются данные из воинских документов. Обратите внимание: порядок заполнения будет отличаться в зависимости от статуса физлица – офицера, солдата или призывника.

Разберем пошагово и зафиксируем специфику в сводной таблице (ВБ – это военный билет).

Для офицеров Для солдат/сержантов/матросов и т.д. Для призывников
1. Категория запаса п. 23 ВБ
2. Воинское звание п. 6, п. 14 ВБ. Например, «капитан» п. 20 ВБ (п. 9 справки взамен ВБ) «Подлежит призыву»
3. Состав (профиль) п. 8 ВБ. Например, «командный» п. 25 ВБ (п. 11 справки взамен ВБ). Например, «солдаты»
4. Полное кодовое обозначение ВУС (должно быть шесть цифр) п. 7 ВБ п. 26 ВБ (п. 12 справки взамен военного билета)
5. Категория годности п. 17 ВБ, А, Б, В, Г или Д. Если категория не указана в ВБ, проставляем «А», т.е. годен к службе п. 6, 7, 9 или 30 ВБ (п. 6 справки взамен военного билета). Нет информации – вписывается категория «А» В соответствии с записью на первой странице удостоверения призывника (УП) о постановке на ВУ
6. Наименование комиссариата п. 25 ВБ разд. IX ВБ (разд. VII справки взамен военного билета) разд. I УП
7. Состоит на воинском учете Если нет иных данных, подчеркивается строка «общем» (карандашом)
а) общем

Заполняется, если в п. 18 ВБ есть штамп о вручении мобилизационного предписания.

Нужно вписать номер команды (партии) из строки «в команду № ___»

В разд. VII ВБ должен быть штамп о вручении мобилизационного предписания.

Заполняем номер команды из строки «в команду № ___»

б) специальном Для забронированных работников. Вписываем серию и номер удостоверения на бронь и дату оформления отсрочки военкоматом
Документ воинского учета Наименование – «военный билет», серия, номер, кем и когда выдан документ Наименование – «удостоверение призывника», серия, номер, кем и когда выдан документ

Приведем пример заполнения раздела II в отношении работника, который является офицером.

Образец заполнения оборотной стороны формы № 10

Раздел III «Дополнительные сведения»

В третьем блоке карточки есть несколько свободных строк, в которых работодатель может указать дополнительную информацию.

Как выглядит раздел III «Дополнительные сведения» карточки № 10

Что сюда можно включить? Сведения, которые обычно отражаются в разделе III карточки № 10, перечислены в п. 33 инструкции Минобороны. Это, например, принадлежность к казачеству, наложение административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету, наличие допуска контрольных органов, прохождение военных сборов (всех видов) во время работы в организации, заключение с гражданином контракта на пребывание в резерве и т.д.

Раздел IV «Сведения о приеме и увольнении (переводе)»

В заключительном разделе формы № 10 нужно зафиксировать сведения о приеме в штат предприятия, а также о переводе и увольнении работника.

Образец заполнения оборотной стороны формы №10

  • В графе 1 указываем даты и номера приказов о кадровом событии (приеме, переводе, увольнении). В нашем примере это «приказ о приеме на работу от 15.10.2023 № 10-ПР».

  • Графа 2 – наименование должности как в приказе (трудовой книжке).

  • Графа 3 – наименование военного комиссариата, в котором сотрудник состоит на воинском учете.

    Соответственно, данные из графы 3 данного раздела должны совпадать полностью с п. 6 раздела II «Сведения о воинском учете».

  • Графа 4 – исходящие реквизиты отправления сведений компанией о сотруднике в военкомат.

В конце форма № 10 подписывается руководителем кадровой службы (или иным ответственным лицом, уполномоченным руководством предприятия на ведение внутреннего воинского учета), а также самим сотрудником – военнообязанным или призывником.

Последний реквизит «Отметка о снятии с воинского учета» (в образце выделен красным) следует заполнить при снятии сотрудника с воинского учета. Это происходит, например, при достижении определенного возраста, ухудшении здоровья или потере резидентства России.

Где скачать бланк карточки № 10

Актуальная форма утверждена приказом Минобороны от 22.11.2021 г. № 700. Скачать пустой бланк для заполнения можно в любой из справочно-правовых систем. Например, такую возможность дает СПС «Консультант+» – по ссылке; СПС «Гарант» – по ссылке.

Другие формы воинского учета

Карточка на сотрудников по форме № 10 – основной, но не единственный документ, который нужно иметь организации. Кратко перечислим другие важные части корпоративного воинского учета.

Форма № 18 – карточка учета организации

Содержит общие сведения о работодателе и о количестве трудоустроенных в штат военнообязанных сотрудников.

Образец регистрационной карточки по форме №18

Карточка помогает систематизировать информацию для передачи в военные комиссариаты и обновляется по мере изменения состава сотрудников, подлежащих учету. Форма № 18 подлежит обязательной сверке с военкоматом, что позволяет работодателю следить за изменениями в списках военнообязанных, исключать из учета тех, кто уже не подлежит воинской обязанности, и добавлять новых сотрудников. Подают форму в военкомат чаще всего в конце календарного года, вместе с планом работы по ВУ.

Бланк карточки № 18 был предложен в письме Минкультуры от 21.10.2015 г. № 344-01-39-ВА, с тех пор изменения не вносились. Также образец можно найти на сайте вашего муниципалитета. Например, управа района Бирюлево Восточное города Москвы предлагает следующий вариант документа.

План работы по воинскому учету и бронированию граждан

План включает все мероприятия по воинскому учету, которые организация обязана выполнить в течение года. Напротив каждого события делайте отметки о том, когда его провели. Документ следует обновлять каждый год, дедлайн для согласования с военкоматом – 31 декабря.

Образец плана работы по ВУ

Подписывает план руководитель кадровой службы или иное ответственное за воинский учет лицо. Образец содержится в приложении № 17к методическим рекомендациям Генштаба ВС от 11.07.2017 г.

Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил

Заведите на предприятии отдельный журнал и вносите информацию о всех проведенных проверках со стороны военных комиссариатов или иных контролирующих органов.

Так, в документе фиксируются следующие данные:

  • дата проверки;

  • наименование проверяющего органа;

  • Ф.И.О., должности проверяющих лиц;

  • цель и предмет проверки – описание того, что именно проверялось (наличие и правильность ведения воинского учета, своевременность уведомлений, состояние документов и т.д.);

  • результаты проверки – выявленные нарушения (если они есть) или подтверждение правильности ведения воинского учета;

  • предписания и рекомендации (с указанием сроков на устранение недочетов).

Типовой бланк журнала проверок

Ведение такого журнала позволяет не только документально зафиксировать факт проверки, но и систематизировать процесс устранения возможных нарушений. Журнал хранится в кадровой службе или у лица, ответственного за ведение воинского учета в организации.

Рекомендация: при организации воинского учета на предприятии заранее разработайте эффективную систему управления документами. Для этого потребуется несколько папок, в которых будут храниться все необходимые бумаги: приказ о введении воинского учета, планы мероприятий, картотеки сотрудников и журналы проверок от военкомата.

Заполнение форм при приеме на работу

При трудоустройстве в компанию новый сотрудник должен предоставить военный билет, временное удостоверение или справку, выданную взамен билета, либо удостоверение призывника. Работодатель вправе заключить трудовой договор с кандидатом без документов. Но в таком случае обязательно нужно в течение трех рабочих дней поставить в известность военкомат, а новичку выдать направление для постановки на воинский учет по форме приказа от 10.08.2007 г. № 366/789/197.

Чтобы узнать, подлежит ли кандидат учету, проверьте его паспорт. На стр. 13 у военнообязанных есть соответствующая отметка.

Для уведомления военкомата используйте единую форму из приложения № 2 к постановлению № 1211. Документ следует направить по почте, а копию квитанции приложить к личной карточке работника № 10.

Заполнение форм при изменении данных сотрудника (семейное положение, образование, место жительства и т.д.)

Данные в карточке № 10 необходимо обновлять, если в жизни сотрудника произошли значимые изменения, такие как заключение брака или получение нового образования. Обо всех изменениях следует уведомлять военкомат в течение пяти дней после их внесения в учетные записи.

Информацию можно передавать в военкомат через Госуслуги с использованием личного кабинета организации (согласно постановлению № 1211). Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за ведение воинского учета.

Пустые формы можно поискать на официальном сайте вашего муниципалитета. Вот, например, ссылка на типовые документы, представленные администрацией Калининского района Санкт-Петербурга.

Кроме того, бланки и образцы заполнения форм воинского учета есть в любой справочно-правовой системе типа «Гарант» или «Консультант+».

Для заполнения форм воинского учета работник должен предоставить следующие документы: паспорт, военный билет или уведомление призывника, документ об образовании (диплом), документы о семейном положении (свидетельство о браке, рождении детей, если есть).
Если сотрудник проживает в том же регионе, что и организация, уведомление следует отправить в местный военкомат. В случае если сотрудник зарегистрирован в другом городе, но находится в регионе более трех месяцев, необходимо уведомить оба военкомата: по месту временного пребывания и по месту регистрации. Уведомление в военкомат по месту пребывания сотрудника должно быть отправлено в течение трех дней с момента его приема на работу. Также работнику нужно выдать направление с указанием явиться в военкомат для постановки на учет (ст. 4 ФЗ № 53-ФЗ).

Непредставление в установленный срок в военный комиссариат (орган местного самоуправления, если он осуществляет воинский учет) списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, влечет за собой следующие штрафы (ст. 21.1 КоАП): от 40 тыс. до 50 тыс. руб. (для должностных лиц), от 350 тыс. до 400 тыс. руб. (для юрлиц).

Непредставление или несвоевременное представление должностными лицами организаций в установленном федеральным законом порядке сведений (например, о приеме на работу), необходимых для ведения воинского учета, грозит такому лицу штрафом от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 21.4 КоАП РФ).