Что входит в отчетность СФР в 2026 году?

В 2026 году по-прежнему вместо многочисленных отчетов подается одна форма ЕФС-1. Кто обязан ее сдавать, какие разделы заполнять, в какие сроки укладываться и как не попасть на штраф? Разберемся по порядку.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

553

просмотра

комментариев 0

ЕФС-1 – это единая комплексная форма, которая заменила несколько форм. Небольшая ретроспектива: раньше надо было готовить и представлять ф. СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, теперь достаточно представить сведения в составе ф. ЕФС-1. Этот отчет подают все страхователи в ОПС плюс те, кто страхует от несчастных случаев на производстве. Адресат – Соцфонд. Сроки зависят от того, какие сведения подаются. Если ошиблись в каком-то аспекте – будет штраф, тоже не общий для всех, а в зависимости от природы нарушения.

Каждый раз не надо подавать всю ф. ЕФС-1! Необходимо заполнить и представить лишь нужный раздел (подраздел).

Бухгалтеров, знакомых со старыми формами, никаких открытий и откровений в 2026 году не ожидает, логика старых форм во многом сохранена. Например, разд. 2 ф. ЕФС-1 практически полностью повторяет ф. 4-ФСС, за исключением блока, посвященного страховым случаям.

Какова структура ф. ЕФС-1 в 2026 году

Прежде всего – титульный лист (его заполняем всегда, при любой подаче) и два основных раздела.

Раздел 1 – это «пенсионная» информация плюс стаж. В него входят три ключевых подраздела:

1. Подраздел 1, который включает в себя три составляющие:

подраздел 1.1 – по сути ф. СЗВ-ТД. Он, в свою очередь, тоже дробится на три части, фиксирующие отражаемое событие;
подраздел 1.2 – здесь размещаются данные, которые раньше подавали в рамках ф. СЗВ-СТАЖ;
подраздел 1.3 – это блок для гос- и муниципальных учреждений, осуществляющих виды деятельности, определенные приказом Минтруда от 28.12.2023 № 900н. Все остальные данный подраздел пропускают.

2. Подраздел 2 (и подраздел 1.2 подраздела 1) подается вместо ф. СЗВ-СТАЖ, когда сотрудники выполняют работы, дающие право на досрочное назначение пенсии.

3. Подраздел 3 – это бывшая ф. ДСВ-3, т.е. реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Раздел 2 ф. ЕФС-1 – это про «травматизм». То есть раздел, грубо говоря, «закрывает» информацию, которую ранее подавали в составе ф. 4-ФСС – расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Тут тоже три части, и здесь все довольно прозрачно:

подраздел 2.1 – это прямой аналог таблицы 1 ф. 4-ФСС (расчет сумм страховых взносов). Внутри него есть еще подраздел 2.1.1, который содержит сведения, аналогичные данным из таблицы 1.1 ф. 4-ФСС (расшифровка сведений об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами);
подраздел 2.2 соответствует таблице 2 ф. 4-ФСС (сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее – Закон № 125-ФЗ);
подраздел 2.3 заменяет таблицу 4 ф. 4-ФСС (сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах работников на начало года).

Выше мы уже определились с кругом ответственных, повторим еще раз: ф. ЕФС-1 подают в Соцфонд страхователи в системе ОПС, а также те, кто страхует сотрудников, исполнителей от несчастных случаев на производстве.

Налогоплательщики, применяющие АУСН, не подают раздел 2 ф. ЕФС-1 (тот, что про травматизм), это закреплено в п. 1.6 ст. 24 Закона № 125-ФЗ. Подразделы 1.1 и 1.2 ф. ЕФС-1 сдают как обычно.

А общее правило таково: все, кто ранее сдавал формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 или 4-ФСС, те же самые сведения передают в составе ф. ЕФС-1.

Сделаем замечание насчет срока хранения. Специальных сроков хранения сведений, которые представляются в составе ф. ЕФС-1, не установлено, что означает лишь одно: безопаснее применять наибольший срок, который используется для хранения этих сведений, – 50 лет.

Сроки не универсальны, они зависят от того, какой именно раздел или подраздел заполняется для отражения того или иного значимого события.

Так, подраздел 1.1 (прием или увольнение сотрудника) подается не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении (подп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ). Такой же срок действовал ранее для ф. СЗВ-ТД в аналогичной ситуации.

Подраздел 1.2 и подраздел 2 раздела 1 (стаж и льготные периоды) – в общем случае не позднее 25 января (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Годовая форма СЗВ-СТАЖ подавалась не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, т.е. тут срок подачи сдвинулся на более раннюю дату.

Подраздел 3 раздела 1 (допвзносы, бывшая ф. ДСВ-3) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (I квартал, полугодие, девять месяцев, год) (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Ранее ф. ДСВ-3 подавали в течение 20 календарных дней по окончании отчетного периода, теперь срок сдачи привязан к числу.

Раздел 2 (бывшая ф. 4-ФСС, «травматизм») – не позднее 25-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (I квартал, полугодие, девять месяцев, год) (п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Срок совпадает со сроком сдачи электронной ф. 4-ФСС.

И еще один технический, но критически важный момент: если последний день срока подачи ф. ЕФС-1 выпадает на выходной или нерабочий праздник, то датой окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (см. ст. 193 ГК, письмо СФР от 25.01.2023 № 19-02/463л).

Итак, за что и сколько придется заплатить? Закон предусматривает систему штрафов за ошибки или просрочки при подаче ф. ЕФС-1 в зависимости от обстоятельств нарушения.

Так, если опоздали со сдачей формы, то размер штрафа зависит от типа сведений, которые не успели подать вовремя:

500 руб. за каждого застрахованного – если допущено опоздание с подачей сведений персонифицированного учета, исключая сведения о трудовой деятельности (ст. 17 Закона № 27-ФЗ);
5% от суммы взносов, которую надо было уплатить за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки – если опоздали с подачей сведений о взносах на травматизм. Штраф не может быть менее 1 000 руб. и более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Не исключена личная ответственность, т.е. административные штрафы для должностных лиц (ст. 15.32, 15.33 КоАП). Причем учтите, что если страхователь устранил неполноту сведений или ошибку по истечении срока подачи сведений, то по общему правилу его нельзя штрафовать по ст. 17 Закона № 27-ФЗ, но руководителя все равно оштрафовать могут. Даже если сама организация не оштрафована, должностное лицо может быть наказано (см., например, постановление ВС от 19.07.2019 № 16-АД19-5, определение КС от 23.04.2020 № 824-О).

Если страхователь отразил в ф. ЕФС-1 недостоверные сведения персонифицированного учета, то штраф составит 500 руб. за застрахованного (тоже по ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Особняком выделен штраф за нарушение цифрового документооборота, т.е. за несоблюдение порядка представления сведений персонифицированного учета в форме электронных документов, – 1 000 руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Как видим, система штрафов довольно диверсифицирована: разные типы нарушений – разные наказания. Рецепт от штрафов классический: отслеживать сроки, полноту и достоверность данных перед отправкой Соцфонду.