Как внести изменения в график отпусков

График отпусков обязателен для работника и для работодателя, но это не то, что дано раз и навсегда. Разные ситуации бывают: отпуск может быть перенесен по производственной необходимости, по настоянию работника, по болезни и т.п. И как же править график отпусков?

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотров

комментариев 0

Некоторые не мудрят, просто оставляют все как есть, не заморачиваясь с бюрократией, – и в итоге получают претензии от сотрудников, от ГИТ. В статье разберем, как действовать правильно, если работник желает перенести отпуск; этот алгоритм в принципе применим и при переносе отпуска в связи с производственной необходимостью.

Перенос отпуска в 2026 г.

Команда BIZNESINALOGI

211

13.05.2026

Единой формы нет, но в документе должны присутствовать данные, позволяющие установить заявителя, конкретная просьба о переносе и ее причина. Ниже приведем образец заявления.

Помните о том, что некоторым сотрудникам, тем более сотрудницам, вы не можете отказать в переносе. Например, многодетным при определенных условиях, беременным, молодым мамам и т.п. (ст. 123, 260, 262.2 ТК). А другим вообще нельзя переносить отпуска на следующий год, например, детям, сотрудникам на вредной работе и т.п. (ст. 124 ТК).

Закон не обязывает издавать такой приказ, но это полезный документ, в особенности когда правок много. Например, к вам одновременно выходят два новых сотрудника, а бухгалтер Ольга собралась в отпуск перед декретом – без приказа гарантирована неразбериха. Унифицированной формы приказа нет. Чтобы он «заработал», надо включить в текст:

суть события и его причину. То есть какие именно даты меняются, почему. Например, дополняете график новичками, которые были приняты на работу после того, как график отпусков был утвержден – надо перечислить их Ф.И.О., должности, планируемые сроки отпуска. Сдвигаете отпуск действующему сотруднику – укажите его данные и новые даты;
Ф.И.О., должность того, кто внесет правки (обычно специалист по кадрам);
смежные поручения: например, кадровику направить уведомление о новых датах не позднее чем за две недели до старта отдыха, бухгалтерии – выплатить отпускные и т.п.;
ответственного за контроль.

После издания приказа обязательно ознакомьте с ним под роспись всех, кого он касается, т.е. и самого отпускника, и того, кому даны поручения.

Приведем пример приказа.

Образец приказа при переносе отпуска

Команда BIZNESINALOGI

1214

05.09.2025

При использовании унифицированной ф. № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1):

в графе 7 (дата отпуска фактическая) отмечаем фактическую дату старта отдыха, если отдых будет использован в том же календарном году, на который утвержден график;
в графе 8 («основание (документ)») указываем реквизиты документа-основания (приказ о переносе или об отзыве);
в графе 9 («дата предполагаемого отпуска») фиксируем новую дату начала перенесенного отпуска или неиспользованной части;
в графе 10 («Примечание») можно указать количество дней, которые сотрудник не использовал из-за отзыва, или кратко пояснить причину изменений.

Предположим, что в течение года, когда график отпусков уже утвержден, сотрудник начинает работать на условиях ненормированного рабочего дня. Напомним, что такой режим дает право на дополнительные дни отпуска – не менее трех (ст. 119 ТК). Нормативно не урегулировано, как исправлять график в такой ситуации, но ничего страшного тут нет. Просто в графу 10 «Примечание» унифицированной ф. Т-7 (или аналогичной вашей формы) вносим новое общее количество дней и реквизиты документа-основания.

Например, ведущему аналитику Анатолию с 1 апреля 2026 г. официально установлен ненормированный рабочий день. Был базовый отпуск – 28 календарных дней, теперь плюс три дополнительных дня. В графе 10 можно указать так:

«С 01.04.2026 работнику установлено три дня ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Общее количество дней отпуска на 2026 г. составляет 31 календарный день. Основание: дополнительное соглашение от 25.03.2026 № 4-кадр к Трудовому договору от 10.01.2022 № 12-ТД».

Такая запись снимает вопросы сразу со всех позиций:

бухгалтерия видит новые основания для расчета;
кадровик понимает источник правки;
ГИТ не находит повода для замечаний.

Когда новички вливаются в коллектив уже после того, как график отпусков утвержден, иной раз возникают сомнения: надо ли их в него вносить? Кто-то скажет – не надо, ТК не обязывает, и Минтруд тоже говорит о праве на корректировку, не обязанности (письмо от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580). Кто-то возразит, что невключение в график отпусков потенциально создает проблемы, и сошлется на письмо того же Минтруда, который говорит об этом (письмо от 15.04.2025 № 14-6/ООГ-1951).

Мы считаем, проще скорректировать график, чем потом спорить с работником. А такой сценарий более чем реален: в апреле человек устроился в компанию, в ноябре возникло право на отпуск, а в графике его нет. И человек может с полным правом жаловаться и судиться, и рабочий процесс, вероятно, пострадает от незапланированного отсутствия сотрудника.

А дополнить график просто. Берете еще одну унифицированную ф. Т-7 или свою собственную, проставляете номер документа «2» и заполняете как основной график, указав:

Ф.И.О., должность и структурное подразделение нового работника;
количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
запланированную дату начала отпуска (или даты частей, если отпуск делится).

Далее руководитель приказом утверждает это дополнение.

Кого знакомить с этими дополнениями – всех сотрудников или только новичков? Полагаем, что обязательно и под роспись надо знакомить новичков, а остальных сотрудников – только если эти поправки касаются их лично. Например, новичок идет в отпуск тогда же, когда и «старичок» – их непосредственному руководству надо об этом знать. Или новичок идет в отпуск тогда, когда предполагается пиковая нагрузка, – его сменщик тоже должен быть в курсе.

Если нарушить требование ч. 2 ст. 22 ТК о том, что работники должны быть ознакомлены с принимаемыми ЛНА, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью, то возникает риск административной ответственности по чч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

В заключение несколько слов о том, почему нужно корректировать график, хотя это должно быть ясно и так: чтобы учет рабочего времени был правильным, чтобы иметь представление о том, кто в какой момент может выполнять рабочие задачи и т.п. Но нередко занятые бизнесмены ставят вопрос ребром: «За это штрафуют? Нет? Значит, нечего и множить бумажки без повода».

Что ж, конкретной статьи в КоАП за неактуальный график отпусков в самом деле нет. Зато есть ст. 5.27 КоАП, под которую можно часто подводят все, что связано с нарушениями ТК. Например, неуведомление работника о дате начала отпуска (вопреки ст. 123 ТК), неознакомление с локальными актами, затрагивающими его права (вопреки ст. 22 ТК) и т.п. И это далеко не все риски. Например, вы устно договорились о том, что сотрудник идет в отпуск, в график ничего не внесли, а потом заработались – и не предупредили о начале отпуска с учетом новой даты, не выплатили отпускные – вот и повод для разбирательств и штрафов по ст. 5.27 КоАП, хотя всего-навсего надо было актуализировать график отпусков. Держите кадровое делопроизводство в порядке, это отнимает не так много времени, как кажется. На объяснения с ГИТ и (или) суды тратится гораздо больше времени.