Право

03.07.2026

Как вести архив документов в компании

О том, нужен ли архив организации, спорят до тех пор, пока не поступит запрос на документ. Казалось бы, он всё время маячил перед глазами, а тут вдруг его нет. Последствия могут быть разными (штрафы, проигрыш в суде и т.п.), а урок получают все: документы надо хранить, и лучший способ для этого – организовать архив.

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ не обязывает бизнес организовывать архивы. Он обязывает фирмы и, кстати, ИП обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 указ. закона). Таким образом, если не играть словами и понятиями, архивы нужны всем. Конкретный вариант организации выбирайте сами: передать на аутсорсинг, сформировать специальное подразделение, поручить архив заботам конкретного сотрудника.

Ниже приведем основные этапы организации и ведения архива своими силами.

Если у вас уже есть архив как структура, то должности работников архива должны быть в штатном расписании. Если функции архивариуса выполняет конкретный сотрудник, убедитесь в том, что в его трудовом договоре, должностной инструкции закреплены соответствующие функции. Также надо разработать и утвердить положение об архиве (п. 3 правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, далее – правила № 77), за основу которого можно взять примерное положение, утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Положением об архиве традиционно устанавливают:

должности работников, подразделения, которые должны передавать документы в архив;
перечень документов, подлежащих архивному хранению;
сроки, порядок передачи на архивное хранение;
порядок выдачи архивных документов работникам или иным лицам;
полномочия работников архива;
меры контроля архивной работы;
ответственность за нарушения, в т.ч. утрату, несанкционированную утилизацию, нарушение режима доступа и т.п.;
формы учетных документов.

В зависимости от ситуации могут потребоваться и другие ЛНА, например о порядке передачи, хранения документов в организации, инструкция по организации хранения, комплектования, учета, использования документов. Эти ЛНА должны быть упомянуты в положении об архиве.

Не забудьте ознакомить со всеми «архивными» ЛНА всех, кто имеет отношение к работе с документами. Это обязательно в силу ч. 2 ст. 22 ТК.

Номенклатура дел – это перечень заголовков дел (папок с документами) с указанием сроков их хранения. Она не обязательна для коммерческих фирм, но полезна. Как правило, ее составляют для учета и систематизации дел раз в год, при необходимости дополняя новыми заголовками. Если в течение года ничего не изменилось, то можно ничего не менять.

Можете использовать рекомендованную форму (она есть в прил. № 1 к правилам № 77) или же разработать форму самостоятельно.

Визуально номенклатура – это таблица из нескольких граф, в частности:

индекс дела, т.е. цифровое или буквенное обозначение папки;
заголовок дела;
количество дел – эта графа заполняется в конце года, когда уже известно точное количество заведенных за год дел;
срок хранения;
примечания.

Вот фрагмент примерной номенклатуры для бухгалтерии.

Индекс	Заголовок дела	Срок хранения
ГБО 2026	Бухгалтерская отчетность за 2026 г.	Постоянно
УП	Бухгалтерская и налоговая учетные политики, включая приложения и дополнения	5 лет после года, в котором последний раз использована для составления отчетности
1-НДФЛ 2026	Налоговые регистры по НДФЛ за 2026 г.	5 лет
ИНВ 2026	Документы по инвентаризации, проведенной в 2026 г.	5 лет
КАССА 2026	Кассовые документы, составленные в 2026 г.	5 лет

Сроки и правила хранения кадровых документов

Команда BIZNESINALOGI

2758

12.02.2026

Правил на этот счет довольно много, но все они направлены на решение одной задачи: обеспечить сохранность документов и их читабельность. То есть надо делать все, чтобы исключить или хотя бы минимизировать риск порчи, утраты, потери читабельности. Например:

выделить под архив отдельное помещение;
оснастить помещение архива оборудованием для хранения документов (шкафы, сейфы, контейнеры);
обеспечить места хранения средствами пожаротушения, сигнализацией;
не хранить архивы в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других неподходящих местах и т.п.

Также помещения, в которых хранятся архивы, должны быть хорошо вентилируемыми, в них должны поддерживаться стабильные температура и влажность. В помещении не должно быть выходов к лифтам и (или) на лестницы, труб водоснабжения, канализации, выводов воды и тем более рубильников, предохранителей, распределительных щитов.

Сами документы (исключая те, которые хранятся в электронных архивах) размещаются в зависимости от вида материального носителя. Например, бумажные документы – в конвертах, папках, коробах, цифровые на обособленных носителях (жестких дисках, флешках) – в упаковке, которую рекомендуют производители данных носителей.

Ознакомиться со всеми требованиями к помещению и оборудованию архива можно в разд. VII правил № 77.

Документ закончен делопроизводством – надо подождать год и после этого сдавать в архив. Затягивать с этим тоже не следует, потому что передача в архив производится не позднее чем через три года после завершения делопроизводства (п. 47 правил № 77).

Дела и документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство было завершено (п. 12 правил № 77).

Документы постоянного хранения и временного, но длительного (более 10 лет) хранения формируются в дела. При этом надо соблюдать требования п. 49 правил № 77, в т.ч.:

документы постоянного и временного срока хранения группировать по отдельности;
в дела включать те документы, содержание которых соответствует заголовку дела, а заголовок уточнять, чтобы он соответствовал составу и содержанию документов;
включать в дела только один экземпляр каждого документа;
не объединять в дела дубликаты, черновики, документы, которые надо кому-либо возвращать;
приложения, согласования, резолюции и т.п. хранить вместе с основными документами и т.д.

По общему правилу в дело группируют документы одного календарного года, но тут надо руководствоваться логикой и здравым смыслом.

Например, личные дела формируют по другому принципу, собирая в них документы за период работы в организации в хронологическом порядке по мере поступления. Или дела по судебным процессам – они нередко выходят за рамки календарного года, поэтому нет необходимости соблюдать принцип «одно дело – один год».

Листы дела нумеруют, оформляют лист-заверитель и обложку, дело прошивают или переплетают, передают в архив по акту (полные правила см. в разд. VI правил № 77).

Документы кратковременного хранения – до 10 лет (включительно) – не надо формировать в полноценные дела. Можно хранить их в скоросшивателях, без нумерации страниц, составления листа-заверителя и т.п.

График передачи дел в архив утверждает руководитель (п. 73 правил № 77). Сначала надо провести экспертизу ценности (п. 16, подп. «б» п. 22 правил № 77), которая включает в себя следующие этапы.

1. Определение сроков хранения. Он зависит от вида документа, например документы бухгалтерского учета (первичка, регистры, отчетность и т.п.) хранятся в любом случае не менее пяти лет по окончании отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Такой же срок установлен для хранения данных бухгалтерского и налогового учета, документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Сверяйтесь с перечнем типовых управленческих архивных документов – в нем обозначены все сроки (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Если сомневаетесь, какой срок выбрать, выбирайте тот, что больше.

2. Отбор документов для передачи в архив.

3. Выявление документов, срок хранения которых истек, включение их в акты на уничтожение.

Далее оформляются результаты экспертизы ценности, по итогам составляются, в частности (п. 23 правил № 77):

номенклатуры;
описи дел, документов на постоянное и длительное временное (свыше 10 лет) хранение;
предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Законченные документы формируются в дела, составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, дела передаются в архив по описям, в которых фиксируются (п. 73 правил № 77):

количество фактически принятых дел;
номера отсутствующих дел.

Также проставляется дата приема-передачи, а ответственные работники должны расписаться (расшифровка виз обязательна).

Эта тема требует отдельного разговора, а в рамках данного обзора познакомим с основными правилами. Итак, электронные архивы хранят:

в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или)
на физически обособленных носителях (п. 132 правил № 77).

Обратите внимание: ваша СХЭД должна быть совместима с системами других организаций, органов госвласти и местного самоуправления – это императив (п. 135 правил № 77).

Вы завершили ведение БД – выбирайте и выгружайте данные для хранения. Электронный документ, передаваемый в архив, обычно включает в себя следующие файлы (п. 141 правил № 77):

основную часть электронного документа (формат PDF/A);
приложения (в соответствующем формате – текст, таблица, графика и т.п.);
ЭП;
описание, в котором указывают метаданные файла, т.е. регистрационно-учетные сведения.

Файл-описание обычно содержит следующие данные:

дату и регистрационный номер;
заголовок к тексту (или аннотацию);
результат верификации ЭП;
наименования, форматы, объем (в байтах) файлов, даты и время последнего изменения, индекс дела по номенклатуре, срок хранения, номера связанных описей дел.

Если у вас электронные документы на носителях, то их передают в архив в одном экземпляре (если нет СХЭД, то нужно два) в упаковке, рекомендованной производителем носителя (п. 145 правил № 77). На лицевой стороне упаковки указываются:

наименование организации;
номер дела, совокупность номеров дел по описи (описям);
крайние даты документов, записанных на носитель, например с 01.01.2024 по 31.12.2024.

Лишний раз напомним о том, что бухгалтерские первичные документы хранят в том виде, в котором они были составлены: бумажные – на бумаге, без оцифровки, цифровые – в «цифре», распечатывать не надо (п. 24 ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Что выбирать – бумагу или «цифру», решать вам. Слабости и проблемы «цифры» общеизвестны: базы взламывают, серверы сбоят, форматы устаревают, многие файлы конца прошлого века уже невозможно открыть без спецсофта, а их «ровесники» – документы, сохранившиеся на бумаге, читаются без проблем.

Проверка архивов проводится для того, чтобы убедиться: документы фактически в наличии и физически сохранны. Периодичность проверок обычно закрепляют в положении об архиве, а нормативные сроки такие:

бумажные документы – не реже чем раз в 10 лет (с пометкой «ДСП» – раз в пять лет);
электронные архивы на носителях – раз в пять лет;
электронные архивы в СХЭД – ежегодно.

В определенных ситуациях проводятся внеплановые проверки (п. 98 правил № 77), например:

смена ответственного за архив;
подготовка архива к сдаче в гос- или муниципальный архив;
переезд (архива, организации);
ЧП, иное событие, в результате которого есть угроза утраты, повреждения документов и т.п.

Вкратце алгоритм что плановой, что внеплановой проверки такой: осмотреть каждое дело, проверить постранично, сверить с описью, зафиксировать наличие и состояние, составить акт о результатах проверки. Электронные архивы в СХЭД проверяют выборочно на предмет несанкционированного доступа и (или) изменения документов, метаданных. Архивы на материальных носителях проверяют визуально, также путем программного контроля физического и технического состояния, при необходимости проводится перезапись на новые носители.

Что делать, если ИФНС требует документы, которых нет

Команда BIZNESINALOGI

4067

26.09.2025

Выдача архивных документов оформляется актом по установленной форме (п. 110 правил № 77). На место выдаваемых документов и описей дел помещают карту – заместитель единицы хранения (п. 113 правил № 77), которая находится в деле до того, как выданная архивная единица будет возвращена.

Конечно, в рамках одной статьи невозможно рассмотреть все нюансы организации архива, но о главном мы с вами поговорили. И выяснили основное: архив как место хранения документов нужен каждой организации. Бывший работник может подать в суд, и от проигрыша и многотысячных компенсаций спасут сохраненные документы. Архивы пригодятся в случае претензий контролеров – ИФНС, Роспотребнадзора, ГИТ, РКН и т.п., помогут при продаже, разделе, наследовании бизнеса и т.п. Не исключено, что архивные данные помогут защитить и пенсионные права – ваши и других людей. Так что ведите архивы тщательно и аккуратно.