Компенсация за использование личного авто в служебных целях: оформление и налоги

Предположим, вы договорились о том, что работник будет в процессе трудовой деятельности использовать собственный транспорт. Как все задокументировать и оплачивать?

Команда BIZNESINALOGI

Авторы статей и новостей

просмотра

комментариев 0

Не стоит забывать, что работодатель не имеет права заставлять использовать в служебных целях ни автомобиль, ни вообще любое другое имущество. Строго говоря, это работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для труда (ст. 22 ТК).

Сразу скажем, что в этой статье мы рассматриваем именно авто в собственности работника. Поэтому обязательным документом для обоснования расходов будет копия СТС с данными о регистрации, копия ПТС или выписка из электронного ПТС.

Какие конкретно документы еще нужны:

размер выплаченной компенсации подтверждают соглашение с сотрудником, приказ руководителя организации о выплате компенсации, бухгалтерская справка-расчет и т.п.;
фактическое использование ТС для рабочих целей подтверждают, например, должностная инструкция, трудовой договор, из которых следует разъездной характер работы, требующий перемещения на авто, путевые листы и т.п.;
то, что компенсация реально выплачена, подтверждают платежки;
фактические расходы работника подтверждают кассовые чеки, авансовые отчеты и т.п.

Однако основа – это соглашение с работником.

Не стоит полагать, что если нет письменного соглашения, то работник использует личный транспорт в служебных целях исключительно за свой счет. Нет, он имеет право на возмещение расходов, при условии, что он выполнял трудовую функцию с помощью личного транспорта, причем работодатель это знал и допускал.

Это подтверждает и судебная практика (см., например, определение ВС от 07.11.2022 № 5-КГ22-91-К2).

Обязательно заключайте допсоглашение – так вы сможете избежать недопонимания с сотрудником и ложных обвинений в нарушении трудовых прав.

Пример. Василий Иванович работает в ООО «Пример». Автомобиль «Тойота-Королла», который находится в собственности работника, предполагается использовать в служебной деятельности. Руководитель и Василий Иванович согласовали сумму ежемесячной компенсации – 15 000 руб. плюс затраты на ГСМ. Кадровик (или бухгалтер, если на нем еще и кадровая работа) может предложить следующий вариант:

Общество с ограниченной ответственностью «Пример», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Санина Ивана Семеновича, действующего на основании Устава, и Колесников Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

1. Начиная с 01.08.2026 Работник использует для служебных поездок личный легковой автомобиль, модель «Тойота-Королла» (Toyota Corolla), государственный регистрационный знак Ю6877ПА177, идентификационный номер (VIN) KLJNG2Q7J014567, свидетельство о регистрации транспортного средства: серия 77 46 № 456823, выдано МРЭО ГИБДД ЦАО г. Москвы 06.09.2019.

2. Работодатель обязуется выплачивать Работнику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей за полный месяц. Работодатель также возмещает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), связанные с эксплуатацией автомобиля в служебных целях.

Далее надо определиться с тем, как будет выплачиваться компенсация. Этот вопрос согласовывается руководителем, работником и бухгалтерией как ответственным за исполнение подразделением. Нужно в допсоглашении прописать четкие сроки представления документов, необходимых для оплаты, например:

3. Работник обязуется не позднее трех рабочих дней по окончании каждого рабочего месяца представлять в бухгалтерию Работодателя путевой лист за соответствующий месяц и документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Бухгалтеру следует получать в обоснование расходов такие документы, как копия СТС, акты выполненных работ с их расшифровкой, путевые листы, авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и т.п.

Также необходимо согласовать и закрепить в допсоглашении условие о том, когда будут выплачиваться положенные сотруднику суммы. Например, «в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца».

Автомобиль угнали. Как быть с транспортным налогом

Команда BIZNESINALOGI

421

02.06.2026

Можно не облагать НДФЛ компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в том размере, который прописали в соглашении с работником (ст. 188 ТК, ст. 217 НК, письма Минфина от 14.08.2025 № 03-00-08/79253, от 01.11.2024 № 03-04-05/107628 и др.).

Со страховыми взносами на ОПС, ОМС и по ВНиМ ситуация аналогичная: компенсация за использование авто в служебных целях не облагается страховыми взносами в размере, установленном в трудовом договоре или допсоглашении (ст. 188 ТК, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, п. 3 письма Минфина от 14.08.2025 № 03-00-08/79253 и т.п.).

Если в соглашении с работником нет положений относительно самой выплаты компенсации и (или) не обозначен ее размер, то на эту сумму придется начислять страховые взносы.

Компенсацию можно учесть в прочих расходах на дату выплаты, но лишь в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК):

2 400 руб. в мес. для легковушек с двигателем до 2 000 куб. см (включительно);
3 000 руб. в мес. для них же, если рабочий объем двигателя превышает 2 000 куб. см.

Выплатите больше – сумма превышения не будет включаться в расходы (п. 38 ст. 270 НК). Также надо иметь в виду, что в эти нормативы уже включены износ, ремонт, ГСМ и другие затраты, возникающие в процессе эксплуатации, поэтому повторно компенсацию принять на расходы нельзя (см., например, письмо Минфина от 17.01.2025 № 03-03-07/3188).

Если нормы не установлены (как, например, для электромобилей), то компенсацию учитывать в расходах не следует. Будут претензии, да и Минфин считает это необоснованным (см., например, письмо от 19.08.2025 № 03-03-06/1/80897).

Компенсацию за использование личного транспорта при объекте «Доходы» учесть нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК), а при объекте «Доходы минус расходы» – можно, если расходы обоснованы, документально подтверждены, выплачены и их размер не превышает установленные нормы (см. выше, подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК).

К примеру, по соглашению вы платите сотруднику 3 000 руб., норматив компенсации за его авто (мощность, например, 1 500 куб. см) – 2 400 руб., в расходах учитываете только 2 400 руб.

Каршеринг в командировке: как учесть расходы и избежать претензий ИФНС

Команда BIZNESINALOGI

1092

09.09.2025

Резюмируем: недостаточно просто переводить сотрудникам деньги ежемесячно «на бензин и амортизацию» по устному соглашению. Оформляйте документы тщательно, фиксируйте письменно все договоренности и требуйте оправдательные документы. В противном случае велик риск, что сотрудник неправильно поймет вас и пожалуется в ГИТ и (или) обратится в суд, а налоговая снимет расходы и оштрафует и т.д.