Чем облачная касса отличается от стационарной ККТ и кто может ее применять

Облачная касса — это не отдельный вид контрольно-кассовой техники, а способ организации работы с ККТ. Поэтому применительно к облачной кассе корректнее говорить о ККТ, применяемой удаленно, либо о ККТ, используемой для расчетов в интернете и дистанционной торговле.

Главная особенность такой кассы в том, что физический кассовый аппарат находится не у продавца и не рядом с покупателем, а в специализированном дата-центре. Пользователь управляет кассой через интернет, а сервис формирует чеки, записывает фискальные данные в фискальный накопитель и передает их оператору фискальных данных.

Особенности применения облачной ККТ

В отличие от стационарной ККТ облачная размещается не в офисе или торговой точке продавца, а в дата-центре компании, которая предоставляет этот сервис (как правило, такую кассу не покупают, а берут в аренду). Продавец получает к ней удаленный доступ из любого места через интернет. Облачная касса выполняет те же функции, что и физическая онлайн-касса, с той лишь разницей, что она не печатает бумажные чеки, а отправляет их клиентам только в электронном виде.

Типовая схема расчетов с покупателями выглядит так:

Как и когда можно использовать облачную ККТ

Облачная модель ККТ наиболее удобна там, где расчет происходит без непосредственного присутствия кассира и покупателя в одной точке. Облачная касса подходит для продаж:

Важно определить, кто именно принимает деньги от покупателя и обязан сформировать чек: продавец, агент, платежный агент или иной участник расчетов.

Если расчет осуществляет агент, в кассовом чеке должны быть отражены предусмотренные законом признаки агентской деятельности и сведения о поставщике. Сам продавец не должен дублировать чек, если расчет с покупателем осуществил агент.

Интернет-магазины

При продаже товаров через интернет-магазин облачная ККТ автоматически сформирует кассовый чек после получения оплаты от покупателя.

Как правило, в данном случае ККТ подключают к:

Например, покупатель оформляет заказ на сайте и оплачивает его картой. Платежный сервис передает информацию об оплате в интернет-магазин, а интернет-магазин — в облачную кассу. Касса формирует чек и направляет его покупателю на электронную почту или номер телефона.

В чеке указывают наименование товаров, их количество, цену, ставку НДС и другие обязательные реквизиты.

Подписки и регулярные платежи

Облачная ККТ может применяться при оплате:

Для регулярных списаний особенно важна правильная настройка момента формирования чека. Он должен отражать конкретный расчет, например, чек должен формироваться при каждом получении средств за подписку (продление подписки) за использование сервиса.

Услуги, оказываемые дистанционно

Облачную кассу используют организации и ИП, которые оказывают консультационные, информационные, юридические, бухгалтерские, образовательные и другие услуги удаленно.

Если объем и перечень услуги можно определить в момент оплаты, их необходимо отразить в чеке. Когда конкретный состав услуг заранее определить невозможно, ФНС рекомендует использовать понятное обобщенное наименование, позволяющее идентифицировать предмет расчета, например «услуги по ремонту квартир» с указанием номера договора.

Расчеты через автоматические устройства

Облачная инфраструктура может обслуживать вендинговые автоматы и другие автоматические устройства. В этом случае кассовое оборудование интегрируется с автоматом, а сведения об автоматическом устройстве отражаются при регистрации ККТ.

Но сама по себе удаленность кассы не позволяет обойти требования, предъявляемые к автоматическим устройствам. В частности, необходимо учитывать ограничения по товарам и способу продажи.

Где облачную кассу применять нельзя

Облачную ККТ нельзя использовать в ситуации, когда техническая схема не обеспечивает соблюдение обязательных требований к ККТ, кассовому чеку или месту осуществления расчетов.

При расчетах, требующих бумажного чека

Если покупатель должен получить бумажный чек и его невозможно распечатать на месте, одна только облачная касса не решает задачу. Электронный чек допускается, когда покупатель сообщил до момента расчета номер телефона или адрес электронной почты, на которые его можно направить.

Для наличных расчетов на торговой точке облачная модель обычно неудобна: у продавца должно быть оборудование, позволяющее сформировать и передать чек в установленной форме, а при необходимости — выдать его на бумаге.

При отсутствии устойчивой связи

Облачная касса зависит от интернета и исправности информационного обмена между:

Если заказ оплачен, но сведения о расчете не поступили в кассовый сервис, чек может быть сформирован несвоевременно. Поэтому важно проверить резервные сценарии, порядок восстановления связи и ответственность провайдера за сбои.

В местах, где требуется постоянное присутствие кассира

В обычном магазине или пункте обслуживания клиентов облачная ККТ может использоваться только при наличии организационной и технической схемы, которая позволяет продавцу своевременно оформить расчет и выдать чек.

Для операций вне заявленного способа применения

При регистрации указывают адрес и место применения ККТ, а также другие параметры использования. Если касса зарегистрирована для интернет-расчетов, это не означает, что ее можно без перерегистрации использовать в стационарном магазине или на выездной торговой точке.

Перед началом работы необходимо сопоставить фактическую схему расчетов с данными, указанными в карточке регистрации ККТ.

Регистрация (перерегистрация) облачной ККТ

Для облачной кассы применяется общий порядок регистрации (перерегистрации). Заявление о регистрации или перерегистрации подают по форме КНД 1110061, утвержденной приказом ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@. Этим же приказом утверждены форма карточки регистрации, порядок заполнения заявления и правила направления документов.

Перерегистрация требуется при изменении сведений, внесенных в регистрационные данные, либо при возникновении иных обстоятельств, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Наиболее распространенные основания:

В зависимости от основания пользователь формирует отчет об изменении параметров регистрации и направляет заявление о перерегистрации. Конкретные действия выполняются совместно с оператором облачного сервиса, поскольку изменение параметров обычно требует настройки самой ККТ.

Особенности кассового чека

Облачная касса формирует тот же кассовый чек, что и физическая онлайн-касса. Отличается главным образом способ его передачи покупателю - в электронном виде.

Электронный чек, как правило, направляют:

• на номер телефона;
• на адрес электронной почты;
• в личный кабинет покупателя;
• через иной предусмотренный сервис, если он позволяет получить документ с необходимыми реквизитами.

Момент формирования чека

Для интернет-магазина важно разделять дату создания заказа, дату списания денег и дату передачи товара. Каждое из этих событий может иметь отдельное значение для определения момента формирования кассового чека.

Практический алгоритм подключения

Перед использованием облачной ККТ организации или ИП стоит пройти несколько этапов:

1. Определить, обязан ли продавец применять ККТ, каким образом будут осуществляться расчеты (непосредственном продавцом или агентом).
2. Установить момент возникновения расчета в целях применения ККТ.
3. Определить возможность и удобство применения именно облачной модели ККТ.
4. Выбрать облачную кассу, включенную в реестр ККТ и совместимую с нужным форматом фискальных данных.
5. Заключить договор с оператором фискальных данных.
6. Подать заявление о регистрации ККТ.
7. Получить регистрационный номер и сформировать отчет о регистрации.
8. Завершить регистрацию и получить карточку ККТ.
9. Настроить интеграцию с сайтом, платежной системой и/или учетной программой.
10. Проверить содержание чеков на тестовых расчетах.
11. Настроить отправку электронных чеков и резервный порядок действий при сбоях.

В заключение