Сладкие подарки, сувениры, теплые слова – вещи замечательные, но премии по итогам года все-таки более эффективны для создания праздничного настроения. Для работодателя главное – не нажить себе проблем с поощрениями.

Годовая премия: как оформлять, что с налогами, и на что обратят внимание инспекторы

Положение о премировании имеется?
Не у всех работодателей есть система премирования, это необязательно. Но если премии вручаются, то необходимо документальное оформление. Надо закрепить регламент премирования в локальном нормативном акте (ЛНА). Это может быть коллективный договор, или соглашение, или положение о премировании (вообще и о «тринадцатой» зарплате). Целесообразно определить:
-
право (не обязанность) работодателя премировать сотрудников;
-
условия премирования трудящихся;
-
показатели (мотивы), при достижении которых производится премирование;
-
основания для снижения размера премии, для депремирования;
-
сроки и порядок выплаты,
а также иные условия на усмотрение работодателя.
Вот так, например, могут выглядеть условия о годовой премии:
«Положением предусматриваются следующие виды премий:
...
· годовая премия;»
«Премии устанавливаются в размере:
...
· годовая – до 50% от размера заработной платы, установленного трудовыми договорами;»
«Годовая премия начисляется и выплачивается по результатам работы за год.»
«Представление о премировании передается в бухгалтерию:
...
· до 10 декабря – для начисления и выплаты годовой премии.»
В трудовом договоре достаточно сделать указание на принципиальную возможность получать премии, а также сослаться на ЛНА, регулирующий этот вопрос. Только обязательно ознакомьте сотрудника с локальным актом под собственноручную подпись! Например, так:
Комментарий юриста по трудовому праву, кадрового аудитора Татьяны Бохолдиной (Главкадр):
Если указывать ссылку на ЛНА, то она должна быть точной – с указанием точного названия локального акта и даты его утверждения. В противном случае есть риск возникновения споров, а с каким именно документом был ознакомлен работник.
Также нужно помнить, что работодатель согласно статье 68 ТК РФ обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора.
Соответственно, если локальные нормативный акт действовал на дату приема сотрудника, дата ознакомления должна быть не позднее даты приема.
Если он вводился позже – сроков ознакомления нет, но в разумный срок с новым документом нужно ознакомить.
Не стоит прямо в трудовом договоре прописывать право на регулярные премии и тем более устанавливать их конкретные размеры, иначе указанная премия будет считаться частью оклада. Отметим, что выплата, поименованная иначе, не может считаться частью оклада. Она будет по факту являться частью заработной платы, установленной без условий, соответственно, не выплатить её нельзя. Она будет выплачиваться пропорционально отработанному времени. Например, таким образом устанавливаются разные виды доплат по типу компенсации за питание, за проезд и так далее. По принципу «отработал – получи».
Если выплата является частью оклада, лишить такой премии будет практически невозможно: даже если документально оформить основания для лишения, привести веские доказательства, на практике это фактически нереализуемо. Ведь премия – это часть зарплаты (ст. 129 ТК), хотя и необязательная. Однако если работодатель берет на себя обязательства премировать работников и формулировки в трудовом договоре прямо относят ее к зарплате, то право премирования превращается в обязанность.
Здесь важно понимать, что есть два вида премий:
1. Относящиеся к системе оплаты труда. Невыплату такого вида премии в любом случае придётся подтверждать документально. То есть по умолчанию мы эту премию платим, а в случае отклонений обосновываем. Например, почему в этот раз премия выплачена не в полном размере.
2. Не относящиеся к системе оплаты труда.
Издаем приказ о премировании
Как уже было сказано, премии условно делятся на две категории.
Вот как раз по первой категории премии, когда ее выплата относится к системе оплаты труда, приказ может на ежемесячной основе в принципе не издаваться. Именно в связи с тем, что есть:
― установленные показатели премирования;
― достижения сотрудников подтверждаются конкретными расчётами, на основании которых премия выплачивается.
В этом случае дополнительный приказ не требуется.
Наличие локального нормативного акта, трудового договора, в котором указано такая возможность премирования, форм расчётов является достаточным, в том числе для налоговой, обоснованием этих выплат.
Как уже говорилось ранее, именно на отклонение требуется издавать приказ с фиксацией.
А вот по второй категории премий, которые не являются частью заработной платы (то есть выплачиваются на усмотрение работодателя), нужен приказ, то есть распорядительный документ о причинах, основаниях и размерах выплаты такой премии по каждому сотруднику, которому премия выплачивается.
Иначе у работодателя нет оснований к выплате, в том числе, для зачёта таких премий на расходы по оплате труда.
Комментарий юриста по трудовому праву, кадрового аудитора Татьяны Бохолдиной (Главкадр):
Со второй категорией премий (которые не являются частью заработной платы) такая ситуация. Работодатели часто гонятся за возможностью премию по своему усмотрению не выплатить и забывают про статью 255 НК РФ. Расходы на оплату труда должны быть обоснованы. Поэтому даже при выплате премии разово необходимо чётко обосновать зависимость между результатами труда сотрудника и фактом выплаты премии. Иначе можно получить снятие таких выплат с расходов.
При необходимости издать приказ о премировании можете использовать унифицированную ф. Т-11а (для коллективного премирования) или ф. Т-11 (для премирования конкретных работников) или задействовать формы, разработанные самостоятельно. Только следите, чтобы в них были обязательные реквизиты (ст. 9 Закона о бухучете):
-
наименование и дата составления документа;
-
указание на экономический субъект, составивший документ;
-
содержание факта хозяйственной жизни;
-
величина натурального и (или) денежного измерения, с указанием единиц;
-
должность лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, ИЛИ
-
должность лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
-
подписи вышеуказанных лиц, их Ф.И.О. (последнее – при наличии), иные реквизиты для идентификации.
В целом проще использовать унифицированные формы, в них все эти реквизиты уже имеются:
Какие можно указать показатели премирования
Обычно премируют за результаты труда, достижение определенных показателей, подтвержденные оценкой (как подчеркивал, например, Минтруд, см. письмо от 14.02.2017 г. № 14-1/ООГ-1293). Решение этого вопроса отдано на откуп работодателю, ведь справедливо считается, что именно он способен объективно оценить трудовой вклад работника.
Поэтому указывайте в ЛНА основания, скажем: «в связи с ростом положительных отзывов от клиентов», «за перевыполнение плана», «за четкое и быстрое выполнение разовых заданий руководителя» и т.п., поскольку показателей премирования, единых для всех работодателей коммерческого сектора, нет. Вот пара примеров из практики:
-
«за количественные и качественные показатели премирования по результатам работы того периода, в котором показатели премирования достигнуты» (определение 1-го КСОЮ от 06.09.2022 г., дело № 88-23592/2022);
-
«за успешное и добросовестное исполнение работником своих должностных обязанностей, за личный вклад работника в выполнение плановых заданий» (определение 2-го КСОЮ от 11.10.2022 г., дело № 88-22379/2022).
Можно ли просто выплатить премию к Новому году?
При выплате премий к Новому году используется механизм так называемого разового премирования. Допускается не указывать на связь премирования с трудом. Более того, если вы работаете на УСН «Доходы», когда выплата премии не влияет на величину налога, уплачиваемого в связи со спецрежимом, можно так и поступить.
А вот на ОСН или УСН «Доходы минус расходы» следует прямо указать, что премирование производится в рамках трудовых отношений, как поощрение. Например:
«По итогам работы за 2024 год, в качестве поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и перевыполнение плановых показателей (основание – служебная записка Ф.И.О., должность, реквизиты)».
Если просто приурочить премию к Новому году без указания на то, что это выплата за добросовестный труд, то поощрение не будет отвечать требованиям ст. 252 НК, эта премия не будет формой оплаты труда (на это не раз указывал Минфин, см., например, письмо от 21.07.2010 г. № 03-03-06/1/474).
Вот почему, например, стоит вручать денежную премию не «в связи с юбилеем» условного Александра Александровича, а за его «многолетний добросовестный труд».
Премии, которые выплачиваются за достижение определенных производственных показателей, бизнесмены на ОСН вправе учесть в расходах на оплату труда (п. 2, 10 ст. 255 НК) при условии, что:
-
выплата премии прописана в коллективном и (или) индивидуальном трудовом договоре;
-
профильный ЛНА (как правило, это положение о премировании) содержит положения о ней;
-
расходы подтверждены документально и оправданы экономически (это требование НК, п. 1 ст. 252). Чтобы все было идеально, следует составлять расчет размера премии и следить за тем, чтобы она и логично соотносилась с окладом поощряемого, и соответствовала финансовым показателям работодателя в целом;
-
премии выплачиваются не из чистой прибыли, целевых поступлений, средств спецназначения (п. 1, 22 ст. 270 НК).
В целях же гл. 26.2 НК доходы уменьшают на расходы, в т.ч. по оплате труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК). Поэтому если упрощенец с объектом «Доходы минус расходы» выплатит премию просто к Новому году, то не сможет учесть ее в расходах. Если же документально закрепить возможность, условия, размеры премирования по итогам года за достигнутые результаты работы, то при фактической выплате премии эти суммы можно будет учесть при расчете налоговой базы по УСН.
НДФЛ и страховые взносы
Поскольку любая премия – это доход работника, то НДФЛ следует платить (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК). Удержать налог с премии надо на день фактической выплаты, а срок перечисления НДФЛ зависит от периода выплаты премии. Если НДФЛ был удержан:
— с 1 числа текущего месяца по 22 число текущего: налог должен быть уплачен не позднее 28 числа этого месяца;
— с 23-го числа текущего месяца по последнее число: налог уплачивается не позднее 5 числа следующего месяца;
— с 23 декабря до 31 декабря: налог, удержанный в этот период, нужно уплатить в последний рабочий день текущего года.
Облагаются страховыми взносами суммы премий, выплачиваемых в связи с достижением определенных результатов в работе. Эти премии выплачиваются в рамках трудовых отношений, поэтому облагаются взносами на ОПС, ОМС, по ВНиМ и от несчастных случаев в общем порядке. Такие выплаты не указаны в ст. 422 НК, в которой собраны суммы, не облагаемые взносами.
Годовые премии, пример расчета
Как и другие важные условия премирования, порядок расчета работодателю надо определить самостоятельно (ст. 135 ТК) – в процентах от оклада, в твердой сумме.
Кстати, годовая премия также может являться одним из способов индексации заработной платы. В определении от 17.06.2010 N 913-О-О Конституционный Суд РФ сделал вывод о том, что индексация заработной платы направлена на обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы, ее покупательной способности и по своей правовой природе представляет собой государственную гарантию по оплате труда работников (ст. 130 ТК РФ).
Пример расчета годовой премии в процентах от оклада
Менеджер А. Самойлов (налоговый резидент РФ) получает 35 000 руб. Согласно положению о премировании, годовая премия рассчитывается исходя из 15% от оклада при условии, что сотрудник отработал все 12 месяцев. Все условия для премирования выполнены, начислена годовая премия 63 000 руб. (35 000 руб. х 12 мес. х 15%), за вычетом НДФЛ 8190 руб. (63 000 руб. х 13%) размер годовой премии составит 54 810 руб. (63 000 – 8190).
Нередко в положениях о премировании имеется условие о том, что годовая премия выплачивается пропорционально фактически отработанному времени. Это в целом справедливо, поскольку не совсем логично выплачивать одинаковую годовую премию и тому, кто трудился все 12 месяцев, и тому, кто поступил на работу ближе к концу года.
Особенности премии для директора
Приказ о премировании гендиректора должен подписать тот, кто уполномочен уставом, законом (например, председатель совета директоров, ст. 32, 40 Закона об ООО). Гендиректор вправе премировать самого себя лишь тогда, когда он выступает единственным учредителем (акционером, участником) и (или) это право закреплено уставом (ЛНА, трудовым договором) (см., например, ст. 39, 40 Закона об ООО).
Тогда оформляется решение единственного участника, где со ссылкой на соответствующий пункт документа-основания устанавливается годовая премия в определенном размере.
Верховный суд неоднократно проверял на законность решения о взыскании убытков с гендиректоров именно за необоснованное премирование себя любимого – и вставал на сторону заинтересованных лиц. Он указывал, в частности, что недопустимо самостоятельное назначение себе премий, если конкретный размер не указан прямо в трудовом договоре, к тому же без согласования с участниками общества (см., например, определения ВС от 16.12.2022 г. по делу № А40-121758/2021, от 27.03.2019 г. № 307-ЭС19-3066, от 29.11.18 № 305-ЭС18-19786 и проч.).