График отпусков: правила составления и образец
Кадры
17.12.2024
Поделиться

График отпусков: правила составления и образец

График отпусков – обязательный локальный акт для компаний и ИП, у которых есть наемные работники (от него не стоит отказываться и микропредприятиям). Утвердить график отпусков работодателю нужно как минимум за две недели до 1 января нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Рассмотрим основные вопросы: как и по кому составлять, как утверждать и по какому образцу можно делать.
Команда BIZNESINALOGI
Команда BIZNESINALOGI
Авторы статей и новостей
361
просмотр

В графике отпусков работников время отдыха распределено по датам начала. Составляют график отпусков на год вперед, чтобы спланировать периоды отсутствия специалистов и избежать нехватки персонала в сезон. Но отпуска без сохранения зарплаты здесь не учитывают.

Графику отпусков в ТК посвящена ст. 123. График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. При составлении графика руководствуются требованиями трудового законодательства с учетом интересов и пожеланий обеих сторон.

Так, по общему правилу, каждый из сотрудников имеет право на ежегодный оплачиваемый отдых в 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Праздничные даты в этот срок не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем можно разбить отпуск на части, но одна должна продолжаться не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Остальные можно дробить как угодно.

Работникам, с которыми заключены срочные договоры (до двух месяцев), и сезонным работникам основной оплачиваемый отпуск предоставляется в особом порядке: из расчета два рабочих дня за месяц работы. На всякий случай отметим, что в график отпусков надо включать и работников со срочным трудовым договором, и тех, с кем трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года.

Некоторым трудящимся положены удлиненные и дополнительные отпуска (ч. 2 ст. 115, ч. 1 ст. 116 ТК РФ).
Так, удлиненный отпуск полагается:
  • несовершеннолетним сотрудникам – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • педагогам – 42 или 56 календарных дней, в зависимости от должности, особенностей деятельности, вида образовательной организации (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 03.04.2024 г. № 415).

  • Также удлиненный ежегодный отпуск полагается, например:

    • гражданским служащим – 30 календарных дней (п. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
    • муниципальным служащим – 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ);
    • спасателям – 30, 35 или 40 суток (п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ);
    • пожарным – 30, 45 (при работе в местностях с особым климатом, в отдаленных районах (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 23.05.2016 г. № 141-ФЗ)).

    Дополнительные отпуска полагаются:

    • за труд в особых условиях – плюс семь дней в году (п. 2 ст. 117 ТК РФ);
    • за ненормированный день – плюс не менее трех дней или более – в соответствии с ПВТР (ч. 1 ст. 119 ТК РФ);
    • за занятость на Крайнем Севере или в приравненном к нему районе – плюс 8–24 дня ежегодно (ст. 14 закона от 19.02.1993 г. № 4520-1);
    • отдельным категориям медработников – плюс три дня за стаж работы более трех лет и плюс 14–35 дней за работу психиатром, с ВИЧ-инфицированными или при оказании противотуберкулезной помощи (ч. 3 ст. 350 ТК РФ, постановления Правительства от 06.06.2013 г. № 482, от 20.12.2021 г. № 2365).

    Есть и другие категории трудящихся, которым положены дополнительные отпуска, например:

    • госслужащим – в зависимости от стажа от одного до 10 календарных дней (п. 5 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
    • муниципальным служащим – в зависимости от выслуги и в случаях, предусмотренных региональным законодательством, – до 10 дней (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ);
    • спасателям – за участие в работах по ликвидации ЧС – не более 15 суток (один день отпуска за 24 часа работ, п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ);
    • пожарным – от 5 до 15 календарных дней за стаж в противопожарной службе, не менее 10 дней за работу в опасных или вредных условиях, а также 3–10 дней за ненормированное рабочее время (ст. 59 Федерального закона от 23.05.2016 г. № 141-ФЗ);
    • чернобыльцам – до 14 дней (ст. 14 закона от 15.05.1991 г. № 1244-1).

    Сформировать график отпусков на следующий год необходимо как минимум за две недели до его начала. Но составить график отпусков на 2025 год можно и досрочно – например, в первых числах декабря.

    При утверждении крайние сроки графика отпусков переносят, если они выпадают на нерабочий день – праздник либо выходной. В подобных случаях оформите график отпусков не позднее следующего рабочего дня (ч. 4 ст. 14 ТК РФ, письмо Роструда от 12.01.2023 г. № ПГ/32986-6-1).

    Вновь созданная организация или вновь зарегистрированный ИП составляет данный ЛНА по мере набора сотрудников.

    Утверждают график отпусков на следующий год подписью руководителя или лица, уполномоченного доверенностью руководителя. Подпись проставляют в графе «Утверждаю» унифицированного бланка № Т-7 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 или самостоятельно разработанной формы.

    Микропредприятия и некоторые НКО могут полностью или частично отказаться от применения ЛНА, т.е. наличие графика отпусков для них необязательно. Однако тогда необходимо отразить в типовых трудовых договорах положение о том, что отпуск предоставляется работнику по письменному соглашению с работодателем. Далее надо будет оформлять соглашение с указанием сроков отпуска. И все-таки куда удобнее формировать графики отпусков, тогда не придется каждый раз заключать все новые и новые письменные соглашения.

    Алгоритм подготовки графика отпусков законодательно не закреплен. Но есть разъяснения контролирующих органов, которые проясняют ситуацию.

    Кто должен участвовать в составлении ЛНА?

    Кто уполномочен создать график отпусков на следующий год, решает ИП или руководитель фирмы. Ответственных лиц назначают приказом, где закрепляют их обязанности и сроки исполнения обязанностей.

    Поскольку график отпусков – это локальный нормативный акт, то необходимо ознакомить с ним работников под подпись, как и с другими ЛНА, связанными с их трудовой деятельностью (что вытекает из положений ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК).

    Как учесть мнение работников?

    При подготовке графика оплачиваемых отпусков у работников запрашивают планируемые даты отдыха и учитывают их при формировании расписания (письмо Роструда от 24.12.2020 г. № ПГ/59141-6-1).
    Надо ли указывать в графиках ежегодного отпуска точные даты начала отдыха? По этому поводу даже у чиновников нет единства. Так, Роструд предписывает указывать точные даты, поскольку понятие «график» подразумевает, что нужно включать в него периоды, а значит, конкретные дни начала и окончания отдыха (письмо Роструда от 16.08.2024 г. № ПГ/17241-6-1). Минтруд считает иначе: ТК не обязывает указывать точную дату (письмо Минтруда от 26.09.2024 г. № 14-6/ООГ-5659). Отметим, что ВС также не считает необходимым указывать конкретную дату начала отпуска (см. определение Апелляционной коллегии ВС от 06.02.2014 г. № АПЛ13-606).
    Однако с учетом того, что отпускные надо выплатить не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 НК РФ), логичнее и удобнее указывать все-таки конкретные даты.

    В графике отпусков для сотрудников учитывают и тех, кто:

    • трудится дистанционно (письмо Роструда от 14.05.2021 г. № ПГ/12255-6-1);
    • планирует увольняться (письмо Роструда от 09.03.2021 г. № ПГ/03709-6-1);
    • занят по срочному трудовому договору, срок которого истекает (письмо Минтруда от 09.04.2020 г. № 14-2/В-395).

    В график отпусков новые сотрудники вносятся путем оформления приложения к уже утвержденному документу. Но можно не менять ЛНА, а просить вновь принятых написать заявление.

    Кто имеет право на отпуск в удобное для него время?

    К таким категориям работников относятся, к примеру:

    • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет;
    • беременные женщины, претендующие на отдых перед декретным отпуском;
    • имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из них 14 лет);
    • отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
    • женщины – сразу после отпуска по уходу за ребенком;
    • мужья беременных женщин, претендующие на отпуск в период декрета жены;
    • один из родителей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
    • совместители, получающие отдых в тот же период, что и по основной работе;
    • почетные доноры России и СССР;
    • чернобыльцы;
    • супруги военнослужащих и т.д.

    Отпуск таким лицам предоставляется по их заявлению (письмо Минтруда от 27.02.2020 г. № 14-2/ООГ-1439), в заявлении должна быть выражена просьба о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для заявителя время в указанный им период.
    А что делать с графиком отпусков в таком случае? В целом ТК не запрещает вносить в уже утвержденный график изменения, но это не очень удобно работодателю, поскольку надо спланировать оплату (не позднее трех рабочих дней до начала отпуска, ст. 136 ТК), и опоздать с выплатой никак нельзя, даже по согласованию с работником.

    Можно предложить установить в трудовом договоре или ЛНА разумный срок для подачи таких заявлений лицами, имеющими право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года.

    Как отразить разделение отпуска на части?

    В ТК РФ нет правил, какая именно из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (письмо Роструда от 10.01.2024 г. № ПГ/28100-6-1). Поэтому график отпусков отражает части отпусков так, как они были согласованы работником и работодателем.

    Поскольку ТК не устанавливает правил о том, как надо оформлять соглашения между работником и работодателем о разделении отпуска, то можно установить его в ЛНА (ст. 8 ТК РФ), а инициатива или согласие работника на разделение отпуска могут быть отражены или письменно, заявлением, в графике отпусков может быть поставлена соответствующая отметка (или введена колонка для выражения согласия с вариантом деления), или издан приказ работодателя о разделении (см., например, письмо Роструда от 08.10.2024 г. № ПГ/19878-6-1).

    Меняют график отпусков в порядке, утвержденном для изменения ЛНА. Причин корректировки графика отпусков может быть несколько:

  1. Продление отпускных дат или их перенос с согласия работника.
  2. Отзыв работника из оплаченного отдыха.
  3. Прием на работу новых специалистов.

Перенос отпускных дат неизбежен, в частности:

  • при заболевании отпускника или выполнении им государственных либо общественных обязанностей в отпускной период, к примеру, в случае вызова в суд в качестве эксперта или свидетеля;
  • при отсутствии предупреждения об отпуске – не менее чем за две недели до его начала;
  • при несвоевременной оплате отпуска – менее чем за три календарных дня до его начала;
  • в ситуациях, прямо указанных в ЛНА работодателя, например, при болезни ребенка или другого члена семьи (письмо Минтруда от 17.06.2020 г. № 14-2/ООГ-8522).

А если отсутствие сотрудника повредит производственному процессу, перенести его отдых можно на следующий год. В самом деле, по производственной необходимости можно перенести отдых на следующий рабочий год, если его предоставление в текущем рабочем году может неблагоприятно сказаться на работе компании в целом (ст. 124, 125 ТК РФ). При этом не использованная в этой связи часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

Изменения вносят в ЛНА по заявлению сотрудника, где указаны новые отпускные дни (письмо Роструда от 18.05.2022 г. № ПГ/11111-6-1). Изменения утверждают так же, как и исходный ЛНА.

За отсутствие или несвоевременное утверждение графика установлен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для ИП, должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридического лица – от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении меры ответственности строже. Штрафы составят:

  • для ИП – от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридического лица – от 50 000 до 70 000 руб.

А должностному лицу – правонарушителю грозит или штраф (от 10 000 руб. до 20 000 руб.), или дисквалификация – от года до трех (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Скачайте образец

Можно использовать унифицированную форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1) либо разработать и утвердить собственную, в которой должны быть необходимые реквизиты.
При наличии хотя бы одного сотрудника по трудовому договору такой ЛНА обязателен. От него могут отказаться микропредприятия и некоторые НКО (но удобнее график формировать, почему – рассказали выше).
Если сотрудник вправе выбирать время отпуска, то необходимо получить его заявление и изменить график отпусков. Если такого права нет, то, несмотря на то что график обязателен для работника и работодателя, закон не запрещает договориться относительно изменения времени отпуска. Если работодатель не против, то работнику надо написать заявление на «внеплановый» отпуск, которое станет основанием для издания соответствующего приказа.
Если у работника есть право на отпуск в удобное для него время, то следует перенести отпуск на желаемые им даты. Если нет, то за отказ пойти в отпуск по графику можно наложить дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ). (Если графика отпусков нет или отпуск им не предусмотрен, то с работником нужно договариваться.) Сам отпуск оформляется в общем порядке (уведомление за две недели, издание приказа об отпуске (если предусмотрен), выплата отпускных), ну а если в период отпуска работник придет на работу, не следует ни отмечать явку в табеле, ни выплачивать зарплату за эти дни.

Итак, работодатель и работники обязаны заранее согласовать периоды оплачиваемого отдыха и придерживаться этого расписания в течение полного года. Но эти даты можно дополнять и изменять при наличии на то достаточных оснований.